أوليفر بيترسون 6 يوليو 2022 العمليات التجارية إن التحسين المستمر دون جمع البيانات يشبه القيادة عبر البلاد دون علامات أو خريطة.
يعد جمع البيانات أمرًا حيويًا لإجراء التحسينات لأنه بدونه لن يكون هناك دليل حقيقي على وجود أي مشكلة موجودة أصلاً.
لماذا تقوم بإجراء التحسينات؟ هل هذه مشكلة حقًا أم أنك مشوه بسبب الإحباط في الوقت الحالي؟
نعم، يمكن أن يعطيك إحباطك أدلة حول أصل المشكلة، لكن الاعتماد على مشاعرك وحدها لن يعطيك نتائج دقيقة على المدى الطويل.
وهذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه جمع البيانات. يمكن استخدام ميزة التحليلات الخاصة بنا لرسم صورة موضوعية وغير متحيزة للحالة الحالية لأي عملية معينة وللمساعدة في تسليط الضوء على المجالات المحتملة التي يمكن تحسينها.
لذلك، دعونا نبدأ بالتعرف على خطوات التحسين المستمر الخمسة لتحسين العملية:
- الخطوة 1: تحديد العملية المراد تحسينها
- الخطوة 2: تقييم الفعالية وتحديد التحسينات
- الخطوة 3: تنفيذ تحسينات العملية
- الخطوة 4: اختبار وتتبع العملية المحدثة
- الخطوة 5: تحسين العملية باستخدام الأتمتة
الخطوة 1: تحديد العملية المراد تحسينها
لا توجد عملية مثالية، ولكن هناك بعض العمليات التي قد تسبب لك مشكلات باستمرار. هذا هو المكان الذي يجب أن تبدأ فيه.
قم بتدوين العملية التي غالبًا ما تضيع وقتك وموارد فريقك.
ستحتاج بعد ذلك إلى فهم هذه العملية بشكل كامل من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:
- ما هو الهدف من العملية؟
- متى يبدأ وينتهي؟
- ما هي الأنشطة الفردية ضمن العملية؟
- ما هي الإدارات/الموظفين المشاركين؟
- ما هي المعلومات التي يتم ترحيلها بين الخطوات؟
يجب أن تساعد الإجابات على هذه الأسئلة في تسليط الضوء على جميع العناصر التي تشكل العملية وتوضيح كيفية التعامل بشكل أفضل مع تحسينها، بدءًا من الأهداف المحددة التي تحاول هذه العملية الوصول إليها.
لماذا يجب عليك توثيق العمليات الخاصة بك
قبل أن نمضي قدماً، من المهم أن تسأل نفسك: ما مدى جودة وثائق العملية الخاصة بي؟
قد تعرف العمليات التي تحتاج إلى تحديث، ولكن ما لم يكن لديك توثيق واضح للعملية، فإن التحسين المستمر سيكون مستحيلًا بشكل أساسي.
7-11 بذرة فحص
لا ينجح التحسين المستمر إلا إذا كان بإمكانك النظر إلى كيفية عمل شيء ما من قبل، ومقارنته بالتغييرات التي أجريتها. يعد الحصول على وثائق عملية مكتوبة بوضوح ويمكن الوصول إليها أفضل طريقة لتسهيل التحسين المستمر.
الخطوة 2: تقييم الفعالية وتحديد التحسينات
الآن بعد أن انتهيت من وضع العملية الخاصة بك، فقد حان الوقت لتقييم فعاليتها وتحديد التحسينات الأكثر مثالية.
ابدأ بتسجيل نقاط القوة والضعف في العملية. سيساعدك هذا على فهم ما ينجح وما لا ينجح، وأين يمكن إجراء التحسينات.
قد تجد أن بعض المهام ليست ضرورية على الإطلاق لتحقيق الهدف النهائي. إذا واجهت ذلك، ففكر في دمج بعض هذه المهام، أو حتى التخلص منها تمامًا. من الأفضل دائمًا أن تكون لديك عملية موجزة ومباشرة بدلاً من عملية قد تكون معقدة للغاية أو مشوشة فيما تحاول تحقيقه.
الخطوة 3: تنفيذ تحسينات العملية
إذا كانت عمليتك موثقة جيدًا، أو الأفضل من ذلك، أنك تستخدم برنامجًا لإدارة العمليات، فيجب أن تكون هذه المهمة سهلة مثل متابعة العملية خطوة بخطوة وإجراء التغييرات أثناء التقدم.
أفضل ممارسة للتحسين المستمر هي تكرار الإصدارات الجديدة من العملية كلما قمت بإجراء تغييرات. ويساعد ذلك على منع حدوث أي أعطال ويسهل تتبع البيانات ومقارنتها بين الإصدارات المختلفة للعملية، بحيث يمكنك تحديد ما إذا كانت التغييرات تمثل تحسينات حقًا أم لا.
نصيحة أخرى هي الاحتفاظ بسجل بسيط لأي تغييرات تجريها عبر كل تكرار، لذلك يكون من الأسهل مشاركة المعرفة والتأكد من فهم الجميع للتغييرات التي تم إجراؤها ومن قام بها ومتى.
الخطوة 4: اختبار وتتبع العملية المحدثة
الاختبار مهم، قبل كل شيء للتأكد من أنك لم تكسر أي شيء. قم بتنفيذ العملية، ومن الأفضل أن تكون في أقرب ما يمكن من ظروف العالم الحقيقي، وتأكد من أن كل شيء يعمل كما هو متوقع.
فكر في الهدف النهائي للعملية – هل ما زال يتم تحقيقه؟
بمجرد التأكد من أن تحسينات العملية فعالة، يمكنك البدء في جمع البيانات لتقييم مدى نجاح أي تغييرات.
باستخدام عملية تحليلات الشارع
تعد القدرة على عرض أداء عملياتك أو فريقك أو عملائك أمرًا بالغ الأهمية لفهم ما إذا كانت التغييرات التي أجريتها أكثر فاعلية أم لا.
يمكن أن تساعدك المعلومات مثل تقدم المهمة وعمليات سير العمل النشطة/المكتملة في تحديد الاختناقات والتعرف على كيفية استجابة فريقك للتغييرات.
انقر هنا لمعرفة المزيد حول ميزة التحليلات في Process Street.
الخطوة 5: تحسين العملية باستخدام الأتمتة
في هذه المرحلة، تكون قد انتهيت من الأساس. لقد قمت بتحديد التحسينات وتنفيذها، ويجب أن تكون قادرًا على تتبع هذه التغييرات بمرور الوقت لتقييم النجاح.
ولكن إذا كنت تريد بذل جهد إضافي وتحقيق أقصى استفادة من برنامج إدارة سير العمل لديك، فقد حان الوقت للتفكير في المهام (إن وجدت) التي يمكن أتمتتها.
أولاً - فقط لتوضيح الأمر - إذا كنت تستخدم الورق، فمن المؤكد أنك سترى مكاسب في الكفاءة إذا قمت بالتحول إلى إدارة العمليات الرقمية.
تحويل pdf الى jpg في الويندوز
بالنسبة للبقية، إذا كنت تنقل البيانات بين التطبيقات (إضافة ملفات Dropbox يدويًا إلى Google Drive، على سبيل المثال)، فيجب عليك معرفة ما إذا كان بإمكانك التخلص من المهام اليدوية باستخدام إحدى عمليات التشغيل الآلي الأصلية لدينا.
من المفيد أيضًا التحقق من Zapier وPower Automate و ميك.كوم نظرًا لوجود الكثير من الأتمتة المتاحة هناك.
ما رأيك في خطواتنا الخمسة للتحسين المستمر؟ هل لديك أي نصائح ربما تركناها؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه!
