إذا كنت تواجه صعوبة في إنشاء قالب توثيق العملية الذي سيكون فعالاً بقدر ما هو سهل الاستخدام، فلا تبحث أكثر!
في هذا المنشور، سأرشدك عبر جميع الخطوات التي ستحتاجها لتصميم قالب توثيق العملية.
وسأزودك أيضًا بأفضل الأدوات اللازمة لهذه المهمة.
هل أنت جاهز؟
مزامنة Outlook مع تقويم iPhone
أفضل قوالب توثيق العمليات
ستجد أدناه 3 نماذج لتوثيق العملية لتبدأ بها:
نموذج توثيق العملية
يعد قالب وثائق العملية العامة هذا أداة قيمة يمكنك استخدامها لإنشاء وثائق واضحة وموجزة لعملياتك.
يساعد القالب في تحديد حدود العملية وخطواتها ونطاقها، مما يتيح لك تحديد العمليات بشكل فعال.
بمساعدة التمثيلات المرئية مثل خرائط العمليات والمخططات الانسيابية، يصبح من الأسهل فهم تسلسل مهام العملية والمدخلات والمخرجات المرتبطة بها.
قائمة مراجعة وثائق الموارد البشرية
يضمن سير عمل التوثيق هذا الامتثال والإدارة الفعالة لعمليات الموارد البشرية المهمة.
وهو يقدم نهجا شاملا ومنظما لتوثيق وتنظيم وثائق الموارد البشرية الأساسية، مما يسهل على المتخصصين في الموارد البشرية الوصول إلى المعلومات الضرورية والحفاظ عليها.
باستخدام هذا القالب، يمكن لفرق الموارد البشرية تحديد ومراقبة عمليات الموارد البشرية الرئيسية، مثل التوظيف والتأهيل، وتقييمات أداء الموظفين، وتحديثات السياسة، وحفظ السجلات.
ومن خلال توثيق هذه العمليات، يمكن للمؤسسات ضمان الاتساق والشفافية، مما يقلل من مخاطر الأخطاء أو الرقابة.
تتضمن قائمة المراجعة أقسامًا محددة لكل عملية من عمليات الموارد البشرية، مما يوفر تنسيقًا منظمًا لتسجيل التفاصيل المهمة.
فهو يطالب المستخدمين بتضمين معلومات مهمة مثل التاريخ والشخص المسؤول وأي مرفقات ضرورية أو مستندات داعمة.
مع هذا المستوى من التفاصيل، يمكن لمحترفي الموارد البشرية الاحتفاظ بسجلات دقيقة وحديثة، والتي يمكن أن تكون ضرورية للامتثال القانوني وعمليات التدقيق وإدارة الموارد البشرية بشكل عام.
قائمة مراجعة وثائق إدارة المشروع
يوفر هذا القالب قائمة شاملة بالمستندات الهامة التي يجب إنشاؤها وصيانتها طوال دورة حياة المشروع.
كيفية حذف مدافع ويندوز
باستخدام قائمة المراجعة هذه، يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن جميع مستندات المشروع الضرورية قد تم حسابها وتنظيمها بشكل صحيح.
ويتضمن أقسامًا لبدء المشروع والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم وإغلاق المشروع. يحتوي كل قسم على قائمة فرعية بالمستندات المحددة التي يجب إنشاؤها وإدارتها خلال تلك المرحلة من المشروع.
توفر قائمة المراجعة أيضًا أوصافًا وتفسيرات لكل مستند، مما يسهل على مديري المشاريع فهم غرضها وأهميتها.
يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص لأولئك الجدد في إدارة المشاريع أو للفرق التي ترغب في تحسين ممارسات التوثيق الخاصة بهم.
ما هو قالب توثيق العملية؟
قالب توثيق العملية هو دليل مصمم مسبقًا لإنشاء مستند تفصيلي يوضح خطوات العملية المتضمنة في عملية معينة.
توفر قوالب وثائق العملية عادةً تنسيقًا ثابتًا لالتقاط المعلومات حول العملية وتقديمها.
ويمكن استخدامها لإنشاء أنواع مختلفة من وثائق العملية، مثل:
- إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)
- تعليمات العمل
- خرائط العمليات
- المخططات الانسيابية
- قوائم المراجعة
سيسمح لك استخدام قالب توثيق العملية بالتأكد من عدم إغفال التفاصيل المهمة وأن المستند سهل الفهم للفريق بأكمله.
ويمكنه أيضًا تحسين كفاءة العملية وفعاليتها من خلال توفير طريقة موحدة لتوثيق العمليات وتحليلها وتحسينها.
لماذا تحتاج إلى قالب توثيق العملية؟
هناك عدة أسباب لماذا تحتاج إلى وثائق العملية نموذج. باختصار، سوف يقومون بما يلي:
- توفير تنسيق متسق ل عمليات التوثيق
- يسهل على فريقك فهم المعلومات المقدمة
- وفر الوقت والجهد من خلال توفير هيكل يتيح لك التركيز على العملية
- كن أداة اتصال رائعة لنقل المعلومات المهمة حول العمليات
- يمكن استخدامها للموظفين الجدد ولتقديم تدريب تنشيطي للموظفين الحاليين
- المساعدة في تحديد مجالات التحسين في العملية
بمعنى آخر، فإن قالب توثيق العملية سيجعل حياتك أسهل وعملك أكثر تنظيمًا.
أمثلة على قوالب توثيق العملية
هناك قالب مختلف الأنواع المتاحة لإنشاء مستندات العمليات التجارية. قد تحتاج إلى اختيار عدة منها للحصول على أفضل النتائج. ولكن في النهاية، سيعتمد هذا على عملك وحجمه.
وهنا بعض الأمثلة:
قالب إجراءات التشغيل القياسية (SOP).
يتم استخدام هذا القالب على نطاق واسع من قبل الشركات لإنشاء مستندات العمليات والعمليات التجارية.
يتضمن عادةً أقسامًا لـ:
- مدخلات العملية
- مخرجات العملية
- المسؤوليات
- إجراءات
- مراجع
قالب المخطط الانسيابي
المخطط الانسيابي هو تمثيل رسومي لعملية أو سير عمل.
فهو يوضح الخطوات المعنية ونقاط القرار وتدفق المعلومات. يمكنك استخدام قالب مخطط انسيابي لإنشاء تمثيل مرئي للعملية.
قالب قائمة المراجعة
قائمة المراجعة هي أداة بسيطة تستخدم لضمان اتباع جميع الخطوات اللازمة في العملية.
يمكنك إنشاء قائمة بالمهام أو الخطوات أو المتطلبات التي يجب إكمالها.
بطاقة 3x5
قالب مخطط مسار السباحة
يُظهر هذا النوع من المخططات الانسيابية التفاعلات بين الفرق أو الأفراد المختلفين المشاركين في العملية.
وهو يتصور عمليات التسليم والمسؤوليات وقنوات الاتصال بين مختلف أصحاب المصلحة.
نموذج رسم خرائط العملية
توضح خريطة العملية تدفق المعلومات والأنشطة. استخدمه لتحديد مجالات التحسين والاختناقات وأوجه القصور في العملية.
خطوات إنشاء قالب توثيق عملية الأعمال
نظرًا لأن كل عمل تجاري فريد من نوعه ويعمل بطرق مختلفة، فلا توجد طريقة واحدة تناسب الجميع لإنشاء قالب توثيق العملية.
الخطوة 1: تحديد الغرض
أولا، تحديد الغرض من القالب.
تعتبر جلسات العصف الذهني مفيدة هنا لتحديد نوع مستندات العملية التي تحتاج إلى إنشائها والمعلومات التي يجب أن تتضمنها.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء قالب SOP، فقد تحتاج إلى تضمين أقسام لما يلي:
- غاية
- نِطَاق
- المسؤوليات
- إجراءات
الخطوة 2: تحديد الهيكل
بمجرد تحديد الغرض، حدد بنية القالب.
قد يتضمن ذلك تحديد الأقسام والأقسام الفرعية المختلفة، وتحديد الترتيب الذي ستظهر به، وتحديد مستوى التفاصيل المطلوبة لكل قسم.
الخطوة 3: تصميم القالب
بعد ذلك، قم بتصميم القالب.
يمكنك استخدام Microsoft Word أو Google Docs، أو أداة توثيق العمليات المتخصصة. استخدم الخطوط والألوان والتنسيقات لجعل القالب سهل القراءة وجذابًا بصريًا.
الخطوة 4: تضمين العناصر النائبة
قم بتضمين العناصر النائبة لأية معلومات ستكون خاصة بالعملية التي يتم توثيقها.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء قالب SOP، فقد تحتاج إلى تضمين عناصر نائبة لاسم العملية، والشخص المسؤول، والخطوات المتضمنة.
الخطوة 5: اختبار القالب
بمجرد تصميم القالب، قم باختباره للتأكد من أنه فعال وسهل الاستخدام.
فكر في جعل شخص ليس على دراية بتوثيق العملية يقوم بمراجعة القالب وتقديم التعليقات.
الخطوة 6: مراجعة القالب
واستنادًا إلى التعليقات التي تتلقاها، قم بمراجعة القالب حسب الحاجة لتحسين قابليته للاستخدام وفعاليته.
الخطوة 7: توزيع القالب
وأخيرًا، قم بتوزيع القالب على أولئك الذين سيستخدمونه لتوثيق العمليات. توفير التدريب أو الدعم حسب الحاجة لضمان استخدام القالب بشكل صحيح.
برنامج قالب توثيق العملية
شارع العملية
يعد Process Street نظامًا أساسيًا قويًا ومتعدد الأغراض، وهو برنامج لإدارة العمليات يسمح لك بإنشاء العمليات وتتبعها وإدارتها.
توفر هذه الأداة المستندة إلى السحابة مجموعة واسعة من القوالب والميزات، بما في ذلك قوائم المراجعة وسير العمل وعمليات التكامل مع البرامج الأخرى.
مايكروسوفت وورد
المشهور والمحبوب مايكروسوفت وورد هو برنامج لمعالجة النصوص يمكنك استخدامه لإنشاء قوالب وثائق العملية.
يمنحك برنامج MS Word مجموعة من خيارات التنسيق ويمكن لمعظم المستخدمين الوصول إليها.
إزالة نوافذ كلمة المرور
مستندات جوجل
لا تقلل من شأن القديم الجيد مستندات جوجل !
على الرغم من كونه مجانيًا، إلا أنه يأتي مزودًا بالعديد من الميزات المفيدة، مثل التعاون في الوقت الفعلي بين عدة مستخدمين.
فهو يوفر العديد من الميزات نفسها التي يوفرها Microsoft Word ويمكن الوصول إليه من أي جهاز متصل بالإنترنت.
تعد قوالب توثيق العمليات أمرًا ضروريًا!
من المحتمل أن يكون لديك الآن فهم جيد لقوالب توثيق العمليات وسبب حاجتك إليها.
ولكن للتذكير، يعد قالب توثيق العملية ضروريًا لأي عمل تجاري. سيكون بمثابة دليل لفريقك ويجعل من السهل جدًا تحقيق أقصى قدر من الكفاءة في جميع أنحاء شركتك.
فقط تذكر أن تختار برنامج إدارة العمليات الخاص بك بحكمة!
