ما هي العمليات التجارية؟ التعريف والأمثلة وأفضل الممارسات

عندما بدأت العمل في عالم الشركات لأول مرة، كان هناك مصطلح لاحظت أنه يتم طرحه كثيرًا: بيزوبس .

ما هيك هو BizOps؟؟ ولماذا يوجد قسم كامل لذلك؟ ماذا يعملون؟؟

لقد كان لغزًا اضطررت في النهاية إلى البحث عنه حتى لا أبدو جاهلاً كما كنت أمام زملائي.

بالنسبة لأولئك منكم الذين يمرون بنفس الصراع، فإن BizOps هو اختصار للعمليات التجارية، وهي مهمة للغاية للأعمال التجارية.

اسمحوا لي أن أرشدك من خلال ذلك.

ما هي العمليات التجارية؟

العمليات التجارية لها نطاق واسع جدًا. في الأساس، فهو يشمل كل جزء من العمل الذي يبقيه مستمرًا ويحقق الربح.

إنها تلك المهام اليومية التي تجعل كل شيء يعمل بسلاسة. لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع في العمليات التجارية لأن كل شركة مختلفة عن الأخرى.

سيبدو الأمر مختلفًا تمامًا بين أ شركة مالية وشركة تصنيع، على سبيل المثال. سيبدو الأمر مختلفًا بين تجار التجزئة إذا كانوا من الطوب وقذائف الهاون أو عبر الإنترنت.

لكن لا تقلق. أساسيات العمليات التجارية عالمية، لذلك دعونا نتحدث عنها.

عناصر العمليات التجارية

هناك أربعة عناصر تشكل العمليات التجارية التي لا تتغير من صناعة إلى أخرى. إنهم ببساطة تتكيف بطرقها الفريدة .

موقع

يجب على جميع الشركات الجديدة اختيار الموقع الذي ستعمل فيه. سواء أكان الأمر نائيًا، أو مبنى شاهقًا في وسط المدينة، أو مصنعًا صناعيًا ريفيًا، فإن أهمية القرار تظل كما هي.

وهذا القرار، صدق أو لا تصدق، هو جزء من العمليات التجارية. يؤثر على كل شيء من:

كيفية تغيير إعدادات التنزيل في ويندوز 11

• تجمع العملاء المتاحين
• التخزين المادي
• تخطيط الشركة
• مواقف الموظفين

إنها في الأساس لبنة البناء الأساسية لعمليات عملك.

كيف تتوقع أن تسير العمليات بسلاسة إذا كان لديك مئات الموظفين الذين يبحثون عن مواقف للسيارات كل يوم؟ أو لا توجد مساحة كافية لتخزين المستندات والمنتجات؟

إنهم ببساطة لن يفعلوا ذلك.

تكنولوجيا

التكنولوجيا جزء كبير من العمليات التجارية. ويتضمن كل شيء بدءًا من معدات المصانع وحتى برامج تتبع المخزون. حرفيًا، أي تقنية تستخدمها لإدارة شركتك هي جزء من العمليات التجارية.

من المهم أن نفهم ما هي التكنولوجيا المهمة لتبسيط العمليات والبقاء على اطلاع دائم بجميع التطورات التكنولوجية. بهذه الطريقة، يمكنك دائمًا الحفاظ على قدرتك التنافسية.

موظفين

أنت لا شيء بدون موظفيك. إن حجر الزاوية في أي عمل تجاري هو معرفة الموظفين الذين تحتاجهم، وعددهم، وما إذا كان ينبغي أن يكونوا بدوام كامل، أو بدوام جزئي، أو متعاقدين.

إن مفتاح العمليات التجارية الجيدة هو بناء مجموعة متوازنة من المواهب. عليك أن تجد المكان المناسب لوجود عدد كافٍ من الموظفين للحفاظ على سير العمليات بسلاسة دون الإفراط في توظيفهم أو إرهاقهم.

الأمر ليس سهلاً، لكنه يمكن أن يغير قواعد اللعبة بالنسبة للشركات.

العمليات

وأخيرًا وليس آخرًا، العمليات. بالنظر إلى أن الشركة التي أعمل بها تسمى Process Street، فمن الآمن أن نقول إن هذه الشركة هي المفضلة.

العمليات الخاصة بك هي المهام المتكررة التي تبقي الأعمال التجارية واقفة على قدميها. هذه أشياء مثل:

• تأهيل الموظف
• الفواتير
• البحث عن المتجر
• توظيف
• تقديم شكاوى العملاء
• تصنيع منتج

يمكنك الحصول على الصورة. تعتبر هذه العمليات اليومية الصغيرة ضرورية لإدارة عمل تجاري ناجح، ولكن فقط إذا تم إجراؤها بشكل جيد.

يمكن للمرء أن يجادل بأن هذا هو الجانب الأكثر أهمية في العمليات التجارية لأنه هو ما يبقي الأمور تتحرك. إذا كنت تواجه صعوبة في تحسين عمليات عملك، فمن الحكمة أن تبدأ بفحص عملياتك للعثور على أوجه القصور.

أمثلة على العمليات التجارية

إن عناصر العمليات التجارية جيدة، ولكن كيف تبدو في الواقع من الناحية العملية؟ وهنا بعض الأمثلة:

الموارد البشرية

الموارد البشرية مسؤولة عن جميع العمليات المتعلقة بدورة حياة الموظف، بما في ذلك:

• توظيف
• الإعداد
• ادارة الأداء
• من الصعود

وكل شيء بينهما.

إذا لم يتمكن فريق الموارد البشرية من تحسين هذه العمليات، فقد يكون لذلك عواقب وخيمة على مجموعة المواهب في الشركة. إن الإعداد الجيد لديه القدرة على زيادة الاحتفاظ بالموظفين من خلال بقدر 82٪. هذا رئيسي!

من أجل تحسين عمليات الموارد البشرية، قد تتضمن المهام اليومية أشياء مثل البحث عن طرق لتحسين رضا الموظفين وإنشاء عمليات تأهيل جديدة. على الرغم من اختلافهما، إلا أنهما مهمان للعمليات التجارية.

تسويق

لا يمكنك بيع شيء ما دون التسويق، أليس كذلك؟ جميع العمليات المتكررة التي يتعين على فريق التسويق لديك نشرها حول منتجك أو خدمتك تقع تحت مظلة العمليات التجارية.

لكنني لا أتحدث فقط عن الحملات المبهرجة التي يقومون بها أو المنشورات الصديقة لكبار المسئولين الاقتصاديين التي يكتبونها. أنا أتحدث أيضًا عن الأجزاء الخلفية للتسويق. لأن العملية الراسخة للموافقة على المواد التسويقية لا تقل أهمية عن المواد نفسها. تسير العمليات بشكل أكثر سلاسة عندما تكون هناك الموافقات، وبالتالي المساءلة.

يتحمل المسوقون أيضًا مسؤولية جمع معلومات السوق المدروسة جيدًا، وهي مهمة يومية يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في أرباح الشركة. لذا، إذا لم يتم تنفيذها بشكل جيد، فقد تكلف أكثر مما تستحق.

مبيعات

تدور العمليات التجارية في المبيعات حول التأكد من أن فريق المبيعات لديه الحد الأقصى من الوقت في اليوم لمحاولة إجراء عملية بيع.

إذا كان على مندوبي المبيعات قضاء الكثير من الوقت في تسجيل المعلومات أو الخروج باستراتيجيات المبيعات، فهذا مثال على العمليات التجارية السيئة.

ولكن التأكد من أن جميع العمليات التي تجري خلف الكواليس لاجتماعات المبيعات والمكالمات الباردة تجري بسلاسة يعني أن ممثليك يمكنهم قضاء أكبر وقت ممكن مع العميل لبناء العلاقات وإتمام عملية البيع. وهذا بدوره يزيد الأرباح ويعتبر مثالاً على العمليات التجارية الجيدة.

ولتحقيق ذلك، قد ترغب في التفكير في أشياء مثل سير العمل الآلي لتوفير وقت فريق المبيعات لديك. يرتبط ذلك باستخدام التكنولوجيا لتعزيز عمليات عملك.

تمويل

يغطي هذا كل ما يتعلق بالشؤون المالية للشركة، إلى جانب اتخاذ القرارات المالية.

ربما يكون هذا هو الأكثر حساسية على الإطلاق لأن خطأً واحدًا يمكن أن يدمر العمل إلى الأبد. بالنسبة لهذه العمليات التجارية، لا يتعلق الأمر بالعمل بكفاءة، بل يتعلق بالعمل بشكل صحيح.

على هذا النحو، تشمل مهامهم اليومية أشياء مثل:

• خلق استراتيجيات الاستثمار
• إدارة المعاملات
• القيام بالمرتبات
• إعداد التقارير المالية
• التدقيق

مثل التسويق، يجب أن تأتي جميع العمليات المذكورة أعلاه مع عملية فرعية توافق على كل منها لتجنب الأخطاء. وبدون ذلك، ستكون المسألة مجرد مسألة وقت قبل أن يرتكب شخص ما خطأً يكلف الشركة الكثير من الوقت والمال.

منتج

من بين الأمثلة الخمسة لدينا، هذا المثال هو الأوسع لأنه يغطي كل شيء بدءًا من تصنيع منتج فعلي وحتى فريق المنتج.

الهدف من العمليات فيما يتعلق بالمنتج هو التأكد من أن فريق المنتج لديه جميع المعلومات التي يحتاجها (الميزانية، التقارير، وما إلى ذلك) للتوصل إلى تحسينات على المنتج بناءً على تعليقات العملاء. وبدوره، يقوم فريق المنتج بعرض هذه التغييرات على الفريق المسؤول عن صنع المنتج.

ولتحقيق ذلك، يجب إنشاء عمليات متكررة لضمان حصول فريق المنتج دائمًا على معلومات جديدة من الفرق الأخرى عند ظهورها. وبدون ذلك، لن يتمكن فريق المنتج من القيام بعمله بشكل صحيح. وإذا كان الأمر كذلك، فلن يتمكن المنتج من التحسن، مما قد يضر بالمبيعات.

أفضل ممارسات العمليات التجارية

إذا لم يكن الأمر واضحًا حتى الآن، فإن العمليات التجارية كلها مترابطة. إذا فشل أحد الأقسام في عملياته، فقد يكون لذلك تأثير الدومينو على الأقسام الأخرى. ولهذا السبب تحتاج إلى اعتماد أفضل الممارسات للعمليات التجارية في جميع المجالات حتى تتمكن مؤسستك من العمل كآلة جيدة التشغيل.

تبسيط العمليات

العمليات لا شيء بدون العمليات. العمليات هي اللبنات الأساسية التي تشكل العمليات الجيدة. إذا قمت بتبسيط عملياتك، فإنك تقوم تلقائيًا بتبسيط عملياتك.

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لتحقيق ذلك.

• ابحث عن أوجه القصور في العمليات الحالية
• تحليل النتائج
• أتمتة المهام المتكررة
• احصل على تعليقات الموظفين
• إجراء تعديلات

تعد أتمتة المهام المتكررة مهمة كبيرة لأنها توفر على فريقك القيام بأعمال وضيعة تستغرق الكثير من الوقت. الوقت الذي يمكن أن يقضوه في المزيد من المهام ذات القيمة العالية.

يعد استخدام برامج العمليات التجارية طريقة رائعة لأتمتة هذه المهام وتقليل أوجه القصور الشاملة في العمليات. على الرغم من أن معظمها يكلف مالًا، إلا أنه يعد استثمارًا جيدًا لأنه يوفر لك في النهاية أموالًا أكثر مما تنفقه من خلال تحسين عملياتك بشكل عام.

قياس الأداء

توصل إلى أهداف واقعية وقابلة للقياس لعملك. ومن خلال القيام بذلك، يمكنك تحليل الأداء بسهولة أكبر. سيسمح لك أيضًا بتحديد المجالات المحددة التي تحتاج إلى تحسين. ما هي الإدارات التي تبطئ العمليات ولماذا؟

ويجب أن تكون هذه الأهداف محددة. إذا كان هدفك هو تحقيق المزيد من الأرباح في الربع التالي، فلن تتمكن من قياس الكثير من ذلك. ولكن إذا كان هدفك هو زيادة الأرباح بنسبة 10%، فيمكنك مشاركة هذا الرقم مع موظفيك وسيعرفون ما يجب العمل لتحقيقه.

إذا لم تحقق هذا الهدف، يمكنك الذهاب إلى كل قسم والتحدث معهم حول عملياتهم لمعرفة المشكلة.

مشاهدة الاتجاهات

من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هو الركود في عملياتك. الموقف الكامل إذا لم يتم كسره فلا تقم بإصلاحه. ربما ينطبق ذلك على مواقف معينة، ولكن ليس على العمليات التجارية.

يمكن أن تشمل الاتجاهات التغيرات في السوق والصناعة والتكنولوجيا الجديدة والقوانين الجديدة والتغيرات في الاقتصاد. لكي تظل قادرًا على المنافسة، يجب أن تظل على رأسهم وأن تكون منفتحًا لإجراء التغييرات.

نحن نسميها سياسة التحسين المستمر. لا تستقر أبدًا وتعتقد أن ما تفعله جيد بما فيه الكفاية. هناك دائما التحسينات التي يمكن القيام بها. شاهد الاتجاهات الجديدة واستمع إلى تعليقات عملائك وموظفيك للتأكد من أنك لن تصبح التالي كي مارت .

استخدام البيانات لاتخاذ القرارات

وأخيرًا، عليك أن تثق بالبيانات وتستخدمها لاتخاذ القرارات. بقدر ما نرغب في اتخاذ قرارات بناءً على مشاعرنا أو نتائجنا السابقة، إلا أنها ليست دائمًا أفضل المؤشرات على المكان الذي يجب أن نذهب إليه.

تأتي معظم برامج إدارة العمليات التجارية مزودة بميزة التحليلات وإعداد التقارير التي تتيح لك الاطلاع على مقاييس جميع العمليات المستخدمة. يعد هذا مكانًا رائعًا للبدء عند البحث عن البيانات.

وهذا هو المكان الذي تعود فيه الاتجاهات إلى اللعب. إن النظر إلى أشياء مثل التضخم، والسياسات المحلية الجديدة، واستطلاعات الرأي الصناعية يمكن أن يخبرك بالتعديلات التي تحتاج إلى إجرائها لتحسين العمليات.

اجمع بين مجموعتي البيانات، ولن يكون من الممكن إيقافك!

شيء أخير

نظرًا لأن العمليات التجارية مصطلح واسع، فقد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ إذا كنت مهتمًا بتحسينه.

لا تقلق، خذ كل شيء خطوة بخطوة. يمكنك ببساطة البدء بكتابة جميع العمليات المختلفة المستخدمة في كل قسم. ومن هناك، تذهب إلى رؤساء الأقسام وتحصل على معلومات حول كيفية سير العمليات حاليًا.

بعد ذلك، يجب أن تبدأ في توضيح المجالات التي تحتاج إلى تحسينها للحصول على أفضل العمليات التجارية. لا تخف. يمكنك أن تفعل ذلك!