ما هي العملية؟ دليل غير ممل للأشخاص العاديين

العمليات أكثر إثارة للاهتمام مما كنت تعتقد في البداية. هذه ليست مزحة، إنها مثيرة للاهتمام، أقسم لك. ولكن ما هي العملية؟

على الرغم من أنهم كذلك مُعرف مثل مجموعة من مهام العمل المترابطة التي تبدأ استجابة لحدث يحقق نتيجة محددة ، هناك القليل من الخلفية الدرامية التي تساعدنا على تجاوز مهدئات الشركات وفهم ماهية العملية، وسبب أهمية العمليات.

أولاً، بعض الأمثلة على العمليات:

• تنظيف المتجر
• العثور على عنوان بريد إلكتروني
• نشر البرمجيات
• تصنيف الزبائن
• تأهيل موظف جديد
• التخطيط لحفل زفاف

ولكن لماذا تلك العمليات؟ لماذا لا تكون مجرد وظائف يجب القيام بها؟ النقطة المهمة هي أنه عندما تقوم بإضفاء الطابع الرسمي على عملية ما، فإنك تفكر في سير العمل مع وضع الإنتاجية في الاعتبار مما يسهل التنفيذ والتحسين.

إزالة صفحة فارغة من كلمة

أول عملية تجارية على الإطلاق

أقرب تعريف معروف للعملية التجارية يأتي من الاقتصادي الاسكتلندي آدم سميث . قام بتقسيم فكرته إلى أبسط العناصر في عام 1776 الموصوفة عملية تجارية مطبقة في مصنع دبوس نظري، يشارك فيها 18 شخصًا مختلفًا لصنع دبوس واحد:

رجل يسحب السلك، وآخر يقوّمه، وثالث يقطعه، ورابع يوجهه، وخامس يطحنه من الأعلى لاستلام الرأس: فصنع الرأس يتطلب عمليتين أو ثلاث عمليات متميزة: وضعه هو عملية معقدة. عمل معين، تبييض الدبابيس هو عمل آخر … والعمل المهم المتمثل في صنع الدبوس، بهذه الطريقة، ينقسم إلى حوالي ثمانية عشر عملية متميزة، والتي يتم تنفيذها جميعًا في بعض المصانع بأيدٍ مختلفة، على الرغم من أنه في مصانع أخرى يقوم نفس الرجل في وقت ما أداء اثنين أو ثلاثة منهم.

لماذا يجب أن نهتم بعدد الأشخاص الذين نحتاجهم لصنع الدبابيس، أو عدد الخطوات في هذه العملية؟ حسنًا، لقد وجد سميث ذلك ومن خلال إنشاء عملية وتعيين الخطوات للمتخصصين الأفراد، زادت الإنتاجية 24,000% .

طريقة عمل مصنع الدبابيس في القرن الثامن عشر، والصورة التي ألهمت آدم سميث لكتابة التعريف الأول للعملية التجارية.

استخدام العمليات للعمل بشكل أسرع 5 مرات

تعتبر العملية ضرورية لتقسيم العمل لأن المهمة لم تعد تقتصر على رأس شخص واحد فقط.

قد يكون مهندس الدبوس الكامل شخصًا جيدًا لكتابة العملية، ولكن لا ينبغي أن يقوم بتشغيلها من البداية إلى النهاية بمفرده - تكون المهمة أكثر كفاءة بمقدار 240 مرة عندما يتم تقسيمها بين متخصصي الدبوس: الشخص الذي يقطع الأسلاك الدبوسية طوال اليوم أقل عرضة للخطأ من الحرفي الرئيسي. دعونا نتوقف عن الحديث عن الدبابيس.

في صباح أحد أيام الشتاء عام 1907، هنري فورد أخذ تشارلز إي سورنسن إلى مصنع بيكيت أفينيو ، وهو مبنى فارغ في ديترويت سيصبح فيما بعد مسقط رأس أول سيارة بأسعار معقولة يتم إنتاجها على نطاق واسع في أمريكا. أخبر رئيس الإنتاج أننا سنبدأ عملاً جديدًا تمامًا.

مصنع بيكيت أفينيو في ديترويت، ميشيغان. موقع تنفيذ العمليات التجارية الأكثر تأثيرًا في العالم.

وأوضح فورد فكرته عن عملية جديدة. فبدلاً من قيام حرفي واحد بصنع منتج بمفرده، تم تعليم الجميع القيام بواحدة من 84 وظيفة بسيطة ومتكررة. ومن خلال هذا النهج الجديد في العمليات، خفضت فورد الوقت اللازم لتصنيع السيارة الموديل ت انخفض من 12.5 ساعة إلى 2.5 ساعة.

لم يكن ذلك انتصارًا لحساب فورد البنكي فحسب، بل كان واحدًا من أكثر اللحظات الثورية التي حدثت على الإطلاق، ليس فقط في تاريخ السيارات أو التصنيع، ولكن في تاريخ الأعمال بأكمله.

الأنواع الثلاثة للعمليات التي يحتاجها كل عمل

هل تعلم أن العمليات هي مجموعة من التعليمات المنطقية التي يجب تنفيذها من البداية إلى النهاية لكن هل تعلم أن هناك ثلاثة أنواع من العمليات؟ هؤلاء هم:

• عمليات إدارية
• العمليات التشغيلية
• العمليات الداعمة

عمليات إدارية

لا تركز عمليات الإدارة على تنفيذ المهمة من البداية إلى النهاية بقدر تركيزها على التخطيط والتنبؤ بمستقبل عمليات الشركة.

مثال على عملية الإدارة قد يكون الرئيس التنفيذي الذي يخطط لأفضل السبل لتنظيم وقت فريق التسويق وطاقته لحملة إطلاق العلاقات العامة. سيكون جزء العملية هو تخصيص الموارد وتحديد الأطر الزمنية والتحقق من وجود الأنظمة وتحسينها.

العمليات التشغيلية

تتعلق العمليات التشغيلية بعملية عملك الأساسية. إذا كنت شركة قمصان، فإن إحدى العمليات التشغيلية الأساسية لديك هي تلقي الطلبات عبر الهاتف. آخر هو الحصول على القمصان المصنعة ليتم شحنها.

تخصيص لون التمييز في الكلمة

مهما كان عملك في جوهره، يجب أن تكون هناك عمليات محكمة لجعل عملك قابلاً للتطوير وفعالاً.

العمليات الداعمة

مفاجأة مفاجئة - تدعم العمليات الداعمة العمليات الإدارية والتشغيلية. تعتمد الشركة على هذه العمليات لدعم تخطيط و عمل أجزاء من العمل. إنها عمليات مثل الدعم الفني أو تأهيل الموظفين أو تعيين متدرب.

على الرغم من أن هذا ليس ما تفعله الشركة لكسب المال، إلا أنها تسهل تدفق الإيرادات الرئيسي وتجعل العمليات الإدارية لديها شيء لتديره، وتكون العمليات التشغيلية خالية من الاحتكاك قدر الإمكان.

تشريح العملية

عندما يتم توثيق عملية ما على الورق (أو نأمل أن يتم ذلك رقميًا)، يتم ذلك في شكل مستند إجراءات تشغيل قياسي. على الرغم من أنها ليست من نوعية الأشياء التي قد تحتاج إلى قراءتها في رحلة مدتها 18 ساعة، إلا أنها تجعل العمليات أسهل بكثير في الفهم والتوزيع والتعليم والتحسين.

يمكن أن يحتوي إجراء التشغيل المعياري (SOP) على:

• رأس بالعنوان والتاريخ والمؤلف والمعرف
• قائمة التعليمات خطوة بخطوة
• الفريق أو الفرد المسؤول عن تنفيذ كل مهمة
• الموارد (المعدات، المال، الوقت، فرق الدعم) التي سيحتاجها المستخدم
• إشارات إلى إجراءات التشغيل القياسية الأخرى

عادةً ما تقوم الشركات والهيئات الحكومية بإنشاء وثائق SOP معقدة. انقر هنا للحصول على مثال لمستند مقدمة لمجموعة إجراءات التشغيل القياسية (SOP) التي أنشأتها شركة General Electric للموظفين الذين يعملون مع أنظمة UNICORN الخاضعة للرقابة. ستلاحظ وجود جدول برقم الكود وتسميات SOP بالإضافة إلى شرح للمصطلحات.

احصل على مقتطف من إجراء التشغيل المعياري (SOP) الفعلي لشراء مركبة هنا . مرة أخرى، إنه شامل للغاية ويستخدم نفس الأسلوب الذي تستخدمه العديد من الشركات للتأكد من أن إجراءات التشغيل القياسية (SOP) مانعة لتسرب الماء.

… لكن في بعض الأحيان، لن يكون إجراء التشغيل المعياري (SOP) بهذا التعقيد.

تكتب الشركات الصغيرة عمليات فعالة تنجز المهمة فحسب، وتكون هناك حاجة أقل للمؤلف ومعرف SOP، عندما تتم كتابتها باستخدام برنامج SOP الذي سيقوم بإنشائها يدويًا. وينطبق الشيء نفسه على قسم المراجع، والذي يتم الآن باستخدام الارتباطات التشعبية. يوجد أدناه إجراء تشغيلي قياسي (SOP) بسيط تم إنشاؤه بواسطة Process Street:

عمليات حل المشاكل

في بيان قائمة المراجعة – كتاب لا يمكننا التوقف عن الحديث عنه عن – يتحدث أتول جاواندي عن كيفية تنفيذه لعملية السلامة في مستشفى جونز هوبكنز.

لقد بدا الأمر بسيطًا، ولم يكن رائعًا مثل الأفكار الأخرى التي كانت لديهم، مثل الجراحة الروبوتية. لكنها في الواقع كانت الأداة الأكثر فعالية التي يمكن تنفيذها، وكانت مجرد ورقة.

بعد إجراء الاستطلاع بعد تنفيذ القائمة المرجعية، قال 78% من الطاقم الطبي في المستشفى إنهم لاحظوا أن القائمة المرجعية تمنع حدوث خطأ. والدليل القاطع: 93% من الجراحين يرغبون في استخدام القائمة المرجعية معهم إذا كانوا في غرفة العمليات يخضعون لعملية جراحية.

هذه هي العملية:

هذا المثال التالي هو مثال ملموس وكارثي أكثر.

في صباح اليوم الأكثر حرارة في العام - 17 يوليو 1865 - اصطدم قطاران مكتظان بالأطفال في بلدة وايتمارش بولاية بنسلفانيا، مما أسفر عن مقتل حوالي 60 شخصًا وإصابة أكثر من 100 آخرين.

لوحة لحطام القطار الكبير عام 1856 لفنان غير معروف

القضية؟ ويكيبيديا لديها المدرجة باسم 'خطأ بشري'.

كانت القطارات تسحب عربات أكثر بكثير مما يمكنها التعامل معه، مما يعني أنه كان على السائقين التوقف بشكل دوري لاستعادة ضغط المحرك الذي يحتاجونه للمتابعة. وبهذا السلوك الخاطئ، لم يكن القطار في الموعد المحدد ولم يبلغ المحطات المحيطة بذلك.

اعتقد السائق أن بإمكانه تعويض الوقت الضائع والبقاء في الموعد المحدد، لذا أطلق المحرك، وسلك مسارًا بديلاً معتقدًا أنه سيبتعد عن الطريق. أرامينجو ، قطار آخر ينسحب من ويساهيكون في نفس الوقت تقريبًا.

عند منعطف أعمى، اصطدمت غلايات القطارين وتسببت في انفجار سمع على مسافة تصل إلى 5 أميال. تحطمت العربات الثلاث الأقرب إلى الغلايات إلى شظايا، واشتعلت النيران في الباقي وخرجت عن مسارها.

كيفية تجاوز تسجيل الدخول لمايكروسوفت ويندوز 11

رداً على هذه الكارثة.. السكك الحديدية شمال بنسلفانيا تعديل عملياتهم. وقرروا أنه لن يشترك قطاران يسافران في اتجاهين في نفس المسار، وأصبح الاتصال البرقي مع المحطات القريبة إلزاميًا.

استخدام العمليات في عملك

في أيامنا هذه، لا تنتظر الشركات (عادة) حتى يحدث فشل كارثي قبل التفكير في العمليات. إذا كنت لا تستخدم العمليات بشكل رسمي، فلن يكون الوقت مبكرًا أبدًا.

احصل على حساب Process Street مجاني وابدأ في إنشاء العمليات وتنظيم أعمالك وتقسيم المهام. كما رأينا، يمكن للعمليات أن تزيد الإنتاجية بنسبة 24000%.

يحصل الدليل الكامل لإدارة العمليات التجارية

هل يفتقد فريقك المواعيد النهائية بسبب المسؤوليات غير المؤكدة؟

هل يستغرق الموظفون الجدد وقتًا طويلاً في الإعداد والتدريب؟

الشركات التي تنفذ العمليات لديها معدل نجاح أعلى بنسبة 280٪ على مشاريعهم (95%) مقابل تلك التي لا (25%).

ابدأ في خفض التكاليف في أقل من أسبوع من خلال تنظيم عمل فريقك، وتحطيم الاختناقات، والقضاء على هدر الوقت والجهد.

ماذا يوجد في الكتاب؟

• ما هي العملية؟ دليل غير ممل للأشخاص العاديين
• كيف تحمي العمليات عملك من الانهيار والاحتراق
• لماذا يؤدي تطبيع الانحراف إلى الإضرار بشركتك؟
• ما هي إدارة العمليات التجارية؟ مقدمة بسيطة حقا
• تحليل العمليات التجارية (بدون التثاؤب المذهل)
• لماذا يجب أن تهتم بنمذجة العمليات التجارية
• كيفية التبديل إلى برنامج BPM عندما تستخدم الورق فقط
• إعادة هندسة العمليات التجارية: ماذا تفعل إذا فشل عملك
• هل الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية مناسب لشركتك الصغيرة؟