ما هو سير العمل؟ دليل المبتدئين لإدارة سير العمل

إذا نظرت إلى الصفحة الأولى لجوجل لمعرفة ما هو سير العمل، فإن النتيجة الأولى هي حرفيًا تعريف القاموس.

تسلسل العمليات الصناعية أو الإدارية أو غيرها من العمليات التي يمر من خلالها جزء من العمل من البداية إلى الاكتمال.

ثم لديك تعريف Kissflow، وهو ليس أكثر وضوحًا:

سلسلة من المهام التي تعالج البيانات من خلال مسار محدد من البداية إلى الاكتمال.

ثم هناك هذه الصفحة. وكيف نحدد سير العمل؟

كيفية RDP من ماك

سير العمل هو كيفية إنجاز العمل.

الآن نحن نصل إلى مكان ما.

ما هو سير العمل؟

سير العمل عبارة عن سلسلة من الخطوات التي يجب إكمالها في العملية.

فكر في الأمر حرفيًا على أنه عمل يتدفق من مرحلة إلى أخرى، سواء كان ذلك من خلال زميل أو أداة أو عملية أخرى. يمكنك تنفيذ سير عمل كامل بمفردك (مثل كتابة منشور مدونة وتحريره ونشره)، أو يمكن أن يشمل عدة أشخاص (مثل إصدار فاتورة للعميل).

لماذا تعتبر مسارات العمل مهمة؟

بالنسبة للشركات، يمكن أن يصبح سير العمل معقدًا للغاية.

فكر في عملية تأهيل موظفيك. يتعين على العديد من الأقسام المختلفة التنسيق لإكمال هذه العملية بشكل صحيح. بالإضافة إلى فقدان موهبتك الجديدة، يمكن أن يؤدي الإعداد السيئ أيضًا إلى مشكلات خطيرة في الامتثال.

وفي هذا المستوى، يجب مراقبتها وإدارتها وتحسينها بشكل صحيح للتأكد من أنها فعالة قدر الإمكان.

ما الفرق بين سير العمل والعمليات؟

سير العمل و عملية غالبا ما تستخدم بالتبادل. وبالنظر إلى أنها غالبا ما تأتي كمجموعة متطابقة، فإن هذا أمر مفهوم.

تسرد الصورة أعلاه الاختلافات الرئيسية بين سير العمل والعمليات، ولكن النقطة الرئيسية هي:

أ عملية هي طريقة تستخدم ل يؤدي تسلسل من أنشطة .

أ سير العمل هو أداة تستخدم ل تسهيل تلك الطريقة .

إذا عدنا إلى مثال تأهيل الموظف، فإن العملية تتكون من الخطوات المختلفة التي يجب اتخاذها مثل:

• الأوراق مملوءة
• تم إعداد محطة العمل
• تمرين

يرسم سير العمل هذه الخطوات في بنية واضحة بحيث يكون من السهل تصور ما يجب القيام به في رسم تخطيطي أو قائمة مرجعية.

أفضل ممارسات سير العمل

لبناء سير عمل فعال تحتاج إلى الإجابة على ثلاثة أسئلة مهمة:

• ما هي الوظائف المحددة التي يجب القيام بها؟
• ومن المسؤول عن كل وظيفة؟
• كم من الوقت ستستغرق كل مهمة؟

من خلال الإجابة على هذه الأسئلة وتنظيم الإجابات في مخطط أو عملية، يمكنك الحصول على سير العمل.

ومن خلال قياس العمل الذي يجب إنجازه، يمكنك إدارة مدى تنفيذه على النحو الأمثل. بخلاف ذلك، ليس لديك أي فكرة عما يحدث أو أين يكمن عنق الزجاجة في نشاط فريقك.

مراحل سير العمل

يتكون بناء سير العمل من 5 مراحل:

1. تحديد المهام التي يجب القيام بها
2. تحديد المسؤول عن تلك المهام
3. تنظيم المهام في تسلسل
4. اختبار سير العمل
5. مراجعة وتكرار

من الضروري ممارسة التحسين المستمر عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على سير العمل لديك. إن إجراء هذه التعديلات الصغيرة على طول الطريق سيضمن أن سير العمل الخاص بك يتضمن فقط المهام الأكثر ضرورة وتحديثًا حتى الآن - ولن تضطر إلى قضاء الوقت في إجراء إصلاح شامل في المستقبل.

المكونات الثلاثة الأساسية لسير العمل

في حين أن عدد المهام في كل سير عمل يمكن أن يختلف من 8 إلى 80، فإن كل سير عمل يتكون من 3 مكونات أساسية:

مشغل:الحدث الذي يبدأ سير العمل. يمكن أن يكون هذا إجراءً أو قرارًا أو وقتًا محددًا أو استجابة لشيء ما.سلسلة المهام/العمل:يتضمن ذلك كافة المهام والأشخاص والتسليمات المشاركة في سير العمل.نتائج:ما ينتجه سير العمل. يمكن أن تكون النتيجة أو النتيجة شيئًا ملموسًا مثل شراء خدمة أو أكثر تجريدًا مثل الوصول إلى معلومات معينة.

سوف تستحوذ سلسلة المهام على أغلبية سير العمل، ولكن كلاً من المحفز والنتائج لهما نفس القدر من الأهمية. إذا كنت لا تعرف أين يجب أن تبدأ عمليتك وتنتهي، فسيكون سير عملك عديم الفائدة إلى حد كبير.

أنواع سير العمل

نظرًا لأنه من الأفضل دائمًا القيام بالأشياء في مجموعات ثلاثية، فهناك ثلاثة أنواع أساسية من سير العمل التي ستواجهها:

• سير عمل المشروع
• سير العمل عملية بسيطة
• سير العمل الشرطي

قد يكون تحليل الفرق الدقيق بين هذه الأنواع أمرًا صعبًا في بعض الأحيان، ولكن، كما هو الحال مع كل شيء، تحتاج إلى التأكد من أنك تستخدم الأداة المناسبة لهذه المهمة.

سير عمل المشروع هي النوع الأكثر بساطة. إنها بشكل عام عمليات سير عمل لمرة واحدة مصممة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح بحيث تكون التسليمات في الوقت المحدد وتكون المساءلة واضحة ولا يواجه فريقك أي اختناقات.

قد تتمكن من إعادة استخدام أجزاء من سير عمل المشروع. على سبيل المثال، يقوم فريق المحتوى بإنشاء أجزاء متعددة من المحتوى.

كل واحد من هؤلاء هو مشروع صغير. اعتمادا على مجموعة متنوعة من العوامل، فإن الخطوات الدقيقة ليست هي نفسها دائما. منذ العملية الشاملة يكون ومع ذلك، يمكننا إعادة استخدام سير عمل إنشاء المحتوى لأشياء مثل البحث والمراجعات وطلبات الصور.

التالي، لديك سير عمل عملية بسيطة . يغطي هذا النوع من سير العمل جميع مهامك المتوقعة والمتكررة. يعد إرسال فاتورة أو الموافقة على الإجازة من عمليات سير العمل البسيطة.

مهما حدث: لا شيء يتغير. يتبع سير العمل نفس الأوقات بالضبط بنفس الطريقة تمامًا في كل مرة يتم فيها تشغيل سير العمل.

بسيط.

وأخيرا، هناك سير العمل الشرطي . تستخدم مسارات العمل هذه نموذجًا من اذا ثم منطق هيكلة العملية

إنها رواية 'اختر مغامرتك الخاصة' لسير العمل: إذا كنت ترغب في استكشاف الزنزانة، فانتقل إلى المهمة 13. وإذا كنت تريد استكشاف المدينة، فانتقل إلى المهمة 22.

في Process Street، نشير إليه على أنه المنطق الشرطي، الذي ينشئ مسارات متفرعة داخل نفس سير العمل. إنه أمر رائع لأنه يعني أنه بالنسبة لأشياء مثل تذاكر الإعداد أو المساعدة، فإنك تحتاج فقط إلى سير عمل واحد لمواقف متعددة.

يُعد سير عمل إعداد العميل الخاص بمعالجات كشوف المرتبات مثالًا مثاليًا لما يمكن أن يفعله المنطق الشرطي بالضبط:

كيف يستخدم معالجو كشوف المرتبات المنطق الشرطي الخاص بـ Process Street لتأهيل العملاء

تحسين سير العمل

لقد عثرت على منشور على LinkedIn منذ وقت ليس ببعيد يتحدث عن الكلمات الطنانة والمصطلحات التجارية. وقد قسمت هذه الكلمات الطنانة إلى نوعين:

• غامض جدًا بحيث لا يمكن وصفه بأي طريقة أخرى (فكر في الديناميكية ومجموعاتها)
• من الواضح جدًا أنهم لا يحتاجون إلى أن يُقالوا (مبتكرون، يركزون على العملاء، وما إلى ذلك)

التحسين يشبه إلى حد ما تلك الكلمات الطنانة. نعلم جميعًا ما يعنيه التحسين في القاموس. نعلم جميعًا أن هذا أمر جيد. تكون الأمور دائمًا أفضل عندما يتم تحسينها.

ولكن ماذا يعني التحسين فيما يتعلق بسير العمل؟ ماذا يكون سير العمل الأمثل وكيف تحصل عليه؟

تحسن مستمر

إن بناء سير العمل هو الخطوة الأولى فقط. بدون الاهتمام المناسب، يمكن بسهولة أن تتعثر سير العمل بسبب عدم الكفاءة والمهام الزائدة عن الحاجة.

وهنا يأتي دور التحسين المستمر. ومن خلال فحص سير العمل بشكل دوري، يمكنك التأكد من بقائه محدثًا ومناسبًا لاحتياجاتك. يمكنك بعد ذلك أن تقرر ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات تدريجية أو اختراقية على عملياتك وكيفية تشغيل سير العمل لديك.

التغييرات الإضافية هي في الأساس ما تبدو عليه: تعديلات وتحسينات صغيرة تقوم بها عندما تصادفها.

التغييرات الاختراقية هي تغييرات كبيرة يتم إجراؤها عادةً من خلال مراجعة جماعية وعملية اتخاذ القرار. على الرغم من أنك قد تجد نفسك تقوم بإجراء تغييرات تدريجية في كثير من الأحيان، إذا وجدت نفسك تقوم في الغالب بإجراء تغييرات خارقة، فأنت بحاجة إلى إعادة تقييم سير العمل الخاص بك (وربما حتى العملية الخاصة بك).

تعد Six Sigma و DMAIC و Lean و Kaizen أدوات مفيدة حقًا لتنفيذ التحسينات المستمرة.

أتمتة سير العمل

الأتمتة هي سبب وجود سير العمل.

يأخذ سير العمل كل تلك العمليات الجامحة والبديهية وينظمها. ولكن هذا لا يعني أن الأتمتة مدمجة في سير العمل - أو حتى أن كل سير عمل يحتاج إلى الأتمتة.

محتار بعد؟.

تعمل أتمتة سير العمل على تحديد أجزاء العملية التي يمكن تنفيذها دون تدخل بشري كبير أو أي تدخل.

بعض الأمثلة على الأشياء التي يمكنك تشغيلها تلقائيًا هي:

• إرسال بريد إلكتروني ترحيبي موحد
• نقل البيانات إلى جدول البيانات
• إضافة حدث إلى التقويم الخاص بك
• معالجة الدفع

هذه كلها مهام متكررة قد تستغرق بضع دقائق فقط من تلقاء نفسها، ولكن تلك الدقائق تتراكم.

بالإضافة إلى ذلك، كلما زادت فرصة الخطأ البشري. فكر في الأمر: أمامك ساعات من إدخال البيانات. مجرد الجلوس هناك، ووضع الأرقام في أعمدة طوال اليوم، وأكثر ما يثير الإثارة هو عندما ظهر توني ومعه الكعك في ذلك الصباح.

تبدأ بنوايا حسنة، ولكن في أي مرحلة تبدأ بالطيار الآلي؟ في أي نقطة تصل بطريق الخطأ إلى صفر إضافي وينتهي بك الأمر بتحصيل مبلغ 5000 دولار من العميل بدلاً من 500 دولار؟ أو العكس؟ كلاهما سيئ.

لهذا السبب تقوم بالأتمتة.

بمجرد تحديد المهام التي سيتم تشغيلها تلقائيًا، يصبح التنفيذ بسيطًا جدًا. باستخدام برنامج مثل Zapier، يمكنك إعداد عمليات تكامل لربط المشغل في أحد التطبيقات بنتيجة في تطبيق آخر.

تقوم بإدخال البيانات مرة واحدة. يتم إرساله إلى جميع الأماكن التي يجب أن يكون فيها. لديك دقة كاملة عبر جميع القنوات ولا يكلفك الأمر سوى الوقت الذي تستغرقه النقر فوق الزر.

فوائد سير العمل

سير العمل يقلل من النفايات. هدر الوقت، هدر الجهد، هدر الموارد.

أثناء قيامك بتخطيط العمليات الخاصة بك، ستكون قادرًا على تحديد الأماكن التي توجد بها اختناقات ومهام زائدة عن الحاجة. بمجرد أن تعرف أين هم، يمكنك القضاء عليهم. ثم يمكنك أنت وفريقك التركيز على المهام الضرورية.

يعد سير العمل أيضًا أمرًا رائعًا للتواصل والمساءلة والشفافية. يجب أن يوضح سير العمل من المسؤول عن ماذا ومتى يجب إكمال التسليم. ليس عليك إدارة فريقك بشكل دقيق. لا يحتاج فريقك إلى إدارة دقيقة. الجميع أكثر سعادة.

نظرًا لأنه يتم توثيق كل جانب من جوانب العملية في سير العمل، فإن كل فرد في الفريق لديه المعلومات التي يحتاجها عندما يحتاج إليها. يؤدي تقليل سوء التواصل إلى تحسين الإنتاجية – ويترك فريقك أقل إحباطًا تجاه مهامهم وبعضهم البعض.

تحديات سير العمل

سير العمل يحتاج إلى اهتمام مستمر. لا يمكنك ببساطة بناء واحدة وتتوقع أن تعمل بشكل مثالي إلى الأبد. تحتاج إلى الحفاظ عليه.

يمكن أن تستغرق صيانة سير العمل وقتًا طويلاً ومعقدة - خصوصاً إذا لم تكن تمارس مبادئ التحسين المستمر.

لكن عدم إجراء الصيانة الدورية يسبب مشاكل خطيرة:

• تقديرات غير دقيقة للوقت/التكلفة
• أخطاء سوء الفهم
• تخطي أو نسيان الخطوات المهمة
• الموافقات مطبقة بدون اختبار – أو لا تطبق عند الحاجة
• اختناقات مكلفة

فكر في سير العمل مثل السيارة. السيارات هي حقا مفيدة وفعالة. يمكنك عادة إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل عن طريق القيادة مقارنة بالمشي.

خطط الطيف

بالإضافة إلى أنه ليس عليك أن تحمل كل شيء.

لكن السيارات تحتاج إلى فحوصات. بعضها صغير – إطارات جديدة، وتغيير الزيت، واختبارات الانبعاثات، وما إلى ذلك. في بعض الأحيان يتعين عليك استثمار مبلغ أكبر قليلًا - مثل مشغل جديد أو حزام مروحة. هذه الأشياء في حد ذاتها ليست مشكلة كبيرة حقًا.

إذا مر وقت طويل دون تغيير الزيت، فأنت تعرف بالضبط مدى أهمية الصيانة الدورية.

أدوات برمجيات سير العمل والبائعين

إذا كنت تستخدم سير عمل Google (وهو ما فعلته بوضوح)، فسترى بالضبط عدد أنواع برامج سير العمل الموجودة هناك. عندما تبدأ للتو في عمليات سير العمل - وهو ما تفعله الآن - فمن الصعب تحديد أي منها يقدم بالضبط ما تحتاجه للحصول على أفضل قيمة.

لذا، إليك بعض أدوات بناء سير العمل المفضلة لدينا:

طاولة هوائية هي الطريقة التي نحافظ بها على تنظيمنا. مع طاولة هوائية يمكنك إعداد طرق عرض مخصصة ولوحات كانبان مخصصة وأتمتة كل شيء بدءًا من إنشاء سجل وحتى إرسال بريد إلكتروني.

انا انظر هي الأداة المثالية لتحديد سير العمل الخاص بك. انا انظر تعمل مثل السبورة البيضاء التعاونية حيث يمكن لفريقك بأكمله - سواء كان عن بعد أو شخصيًا - العمل معًا لبناء هذا الشيء الذي تحتاج إلى بنائه.

تثاقل هو مركز المراسلة العالمي لكل فريق تقريبًا. ولما لا؟ تثاقل يتكامل مع جميع التطبيقات التي تعمل معها تقريبًا. يمكنك الانضمام إلى التجمعات وتسجيل مقاطع الفيديو ومشاركة الملفات مع كل فرد في فريقك - أو واحد فقط. وهناك ملفات GIF. من منا لا يحب صورة GIF جيدة؟

شارع العملية. كنت تعلم أن ذلك قادم، أليس كذلك؟ تعد سير عمل Process Street هي الجوهر المركزي لكل ما نقوم به. طلبات PTO، والإعداد، ومكتب المساعدة، وإنشاء هذه الصفحة... كل ذلك يتم باستخدام سير العمل. و- إما من خلال Zapier أو عمليات التشغيل الآلي للطرف الأول لدينا - يمكن ربط كل مسارات العمل هذه بـ Slack وAirtable وبقية مجموعة البرامج الخاصة بنا.

كيف يبدو سير العمل؟

وهذا هو الخطوط العريضة للعملية:

على وجه التحديد، هذا هو الخطوط العريضة لعملية إنشاء المحتوى لدينا. يحتوي سير العمل لهذه العملية على العديد والعديد من الخطوات، ومجموعة متنوعة من المسارات الشرطية، ومجموعة كبيرة من الأتمتة.

ولكن هذا هو المكان الذي بدأت فيه. ثماني خطوات للانتقال من بداية المهمة إلى النشر.

إذا طلبت من أحد أعضاء فريق المحتوى وصف هذه العملية، فأنا على استعداد للمراهنة على أنها لن تكون موجزة أو محددة إلى هذا الحد. سيتم تفصيل بعض الخطوات، وسيتم تخطي بعضها، ومن المحتمل أن يكون الوصف نفسه غير خطي إلى حد ما.

هذه هي الطريقة التي تعمل بها أدمغة الناس. ولهذا السبب من المهم تحديد الخطوط العريضة للعملية الخاصة بك قبل إنشاء سير العمل.

والآن، تصبح كل خطوة من هذه الخطوات الثماني قسمًا ضمن سير العمل. ثم نقوم بتقسيم كل خطوة إلى مهام فردية.

على سبيل المثال، في الخطوة الأولى، يتلقى الكاتب مهمة، وتبدو مهام سير العمل كما يلي:

1. يتم اختيار الموضوع (يتم إنشاء سجل Airtable عبر Slack)
2. تم تعيين تاريخ الاستحقاق (تمت إضافته إلى التقويم عبر سير عمل Process Street)
3. تحديد تاريخ النشر (يضاف إلى التقويم عبر سير العمل)
4. تم تعيين المحرر (يتم تحديث سجل Airtable عبر سير العمل)
5. يتم تعيين فريق التصميم (يتم إنشاء سجل Airtable عبر Airtable)
6. يتلقى الكاتب المهمة (يتم تلقي الإشعار عبر Slack وProcess Street)

يتم تقسيم كل هذه المهام الست إلى إجراء واحد. وهذا يبسط العملية ويضمن عدم ترك أي شيء. بدون هذه الأتمتة، سيكون من السهل جدًا تحديد تاريخ تسليم عن طريق الخطأ وليس تاريخ النشر.

إذا تم إدخال هذه التواريخ يدويًا للجميع، فقد ينتهي الأمر بكل عضو في الفريق بالعمل على تواريخ استحقاق مختلفة - مما قد يتسبب في اختناقات كبيرة في المستقبل.

كيفية تحقيق أقصى استفادة من سير العمل الخاص بك

تذكر أن سير العمل هو أداة. إنها أداة مفيدة وأداة متعددة الاستخدامات، لكنها لا تستطيع فعل كل شيء.

عند بناء سير العمل الخاص بك، يجب أن يكون لديك فهم واضح للعملية التي تعمل عليها والنتيجة التي تريد تحقيقها. حدد المهام التي يمكن أتمتتها والتي تحتاج إلى نهج عملي أكثر.

والأهم من ذلك، مواصلة العمل على ذلك. إن سير العمل الجيد يتغير باستمرار لأن عمليتك - واحتياجاتك - ستتغير باستمرار. إذا أصبح هناك شيء ما في سير عملك زائدًا عن الحاجة أو غير ذي صلة، فتخلص منه. إذا قمت بإضافة خطوة جديدة إلى العملية، فتأكد من إضافتها إلى سير العمل الخاص بك أيضًا.

إن سير العمل الجيد يجب أن يجعل العمل أسهل، وليس أكثر تعقيدًا.