كيفية إنشاء سير العمل في إكسل

مايكروسوفت اكسل سير العمل هو شيء حقيقي موجود. هل كنت تعلم هذا؟ لم أكن. اعتقدت أن برنامج Excel مخصص فقط لإنشاء المخططات والرسوم البيانية، ولكن هذا صحيح!

يمكنك بالفعل إنشاء سير عمل باستخدام Excel. ولا يجب أن يكون الأمر معقدًا بشكل خاص أيضًا. اعتقدت أن الأمر سيكون صعبًا للغاية، ولكن يمكن إجراء سير العمل الأساسي باتباع 15 خطوة بسيطة.

في هذه المقالة، سأقوم بتفصيل خطوات إنشاء سير عمل Excel بالإضافة إلى ما يمكنك استخدامه من أجله.

سنناقش أيضًا ما إذا كانت عمليات سير عمل Excel ترقى بالفعل إلى المستوى المطلوب في عالم سير العمل الحديث، وننظر إلى بعض البدائل الرائعة.

دعنا نذهب!

ما هو سير العمل؟

للبدء، دعونا نعود إلى الأساسيات ونحلل ماهية سير العمل في الواقع.

سير العمل هو سلسلة من الخطوات أو المهام المترابطة اللازمة لإكمال عملية معينة أو تحقيق هدف معين. وهو يمثل تدفق الأنشطة والمعلومات والموارد داخل المنظمة أو بيئة عمل الفرد.

تم تصميم سير العمل لتبسيط وأتمتة المهام المتكررة أو المعقدة، مما يضمن تقدم العمل بكفاءة وثبات. أنها توفر إطارًا منظمًا يحدد الترتيب والتبعيات والتفاعلات بين الأنشطة المختلفة المشاركة في العملية.

يمكن أن يكون سير العمل يدويًا أو آليًا، اعتمادًا على مدى التعقيد وتوافر الأدوات أو البرامج لدعم العملية. يمكن لأدوات التشغيل الآلي، بما في ذلك تطبيقات البرامج أو أنظمة إدارة سير العمل، أن تساعد في أتمتة المهام وتبسيطها، مما يقلل من الجهد اليدوي والأخطاء البشرية.

كيفية إنشاء سير العمل في إكسل

لا يعد إنشاء مهام سير العمل باستخدام Excel أمرًا مباشرًا مثل استخدام برنامج سير العمل لأنه لم يتم تصميمه ليكون أداة سير عمل، بل هو أداة جدول بيانات. ومع ذلك، لا تزال هناك طرق تستطيع فعل وحتى أتمتة سير العمل باستخدام برنامج Excel، لذلك دعونا نلقي نظرة على العملية خطوة بخطوة.

كيف أقوم بتحديث ون درايف

الخطوة 1: تحديد سير العمل

حدد العملية أو المهمة المحددة التي تريدها تبسيط باستخدام Excel . يمكن أن يكون أي شيء بدءًا من إدخال البيانات وتحليلها وحتى إدارة المشروع أو تتبع المخزون.

الخطوة 2: تحديد المدخلات والمخرجات

حدد المدخلات (البيانات أو النماذج أو الموارد الأخرى) المطلوبة لبدء سير العمل والمخرجات المطلوبة (التقارير أو الحسابات أو الإشعارات) التي تتوقعها من العملية.

الخطوة 3: تخطيط الخطوات

قم بتقسيم سير العمل إلى خطوات أو مراحل فردية. النظر في الترتيب والتبعيات لكل خطوة. بالنسبة لعمليات سير العمل المعقدة، قد تحتاج إلى استخدام المخططات الانسيابية أو الرسوم البيانية لتصور العملية.

الخطوة 4: إنشاء أوراق العمل

افتح مصنف Excel جديد وقم بإنشاء أوراق عمل لكل خطوة في سير العمل الخاص بك. قم بتسمية كل ورقة عمل بشكل وصفي لتمثيل الغرض منها.

الخطوة 5: تصميم نماذج إدخال البيانات

إذا كان سير عملك يتضمن الخطوة 6: أدخل البيانات

ابدأ بإدخال البيانات في أوراق العمل أو النماذج المناسبة. اعتمادًا على سير عملك، قد تحتاج إلى إدخال البيانات يدويًا أو استيرادها من مصادر خارجية.

الخطوة 7: استخدام الصيغ والوظائف

استفد من صيغ ووظائف Excel لأتمتة العمليات الحسابية ومعالجة البيانات وتحليل البيانات. استخدم وظائف مثل

• مجموع
• متوسط
• لو
• فلوكوب

لإجراء العمليات الحسابية وتوليد المخرجات المطلوبة.

الخطوة 8: تطبيق التنسيق والتنسيق الشرطي

قم بتنسيق بياناتك بشكل مناسب لتحسين إمكانية القراءة. استخدم التنسيق الشرطي لتسليط الضوء على شروط أو أنماط معينة داخل بياناتك.

الخطوة 9: إنشاء تصورات

عروض اكسل أنواع مختلفة من المخططات لتمثيل بياناتك بشكل مرئي. قم بإنشاء مخططات أو رسوم بيانية لتلخيص وتقديم المعلومات الأساسية بطريقة يسهل الوصول إليها.

تذكر أن سير العمل في Excel يمكن أن يتراوح من البسيط إلى المعقد. ابدأ بعملية مباشرة وأضف التعقيد تدريجيًا عندما تصبح أكثر دراية بميزات وإمكانيات Excel. حتى أن هناك بعض القوالب التي يمكنك الاطلاع عليها !

حالات استخدام سير عمل Excel

يعد Excel أداة متعددة الاستخدامات يمكن تطبيقها على حالات استخدام سير العمل المختلفة عبر الصناعات والوظائف. فيما يلي خمس حالات استخدام شائعة يمكن أن تؤدي فيها عمليات سير عمل Excel إلى تحسين الكفاءة وتبسيط العمليات بشكل كبير:

إدخال البيانات وتحليلها

يستخدم برنامج Excel على نطاق واسع لإدخال البيانات ومهام التحليل من خلال إنشاء نماذج إدخال بيانات منظمة، وتطبيق التحقق من صحة البيانات، واستخدام الصيغ والوظائف. يمكنك أتمتة العمليات الحسابية وإجراء تحليل البيانات وإنشاء التقارير.

ادارة مشروع

يعد Excel أداة قيمة لإدارة المشاريع، حيث يمكنك من تخطيط وتتبع التقدم وإدارة البيانات المتعلقة بالمشروع. يمكنك إنشاء مخططات جانت وقوائم المهام والجداول الزمنية لتصور جداول المشروع.

يحتوي على تنسيق شرطي يمكن استخدامه لتسليط الضوء على المعالم والمواعيد النهائية والمسارات الهامة. من خلال دمج بيانات المشروع مع الصيغ والوظائف، يمكنك أتمتة العمليات الحسابية ومراقبة تخصيص الموارد وتتبع نفقات المشروع.

إعداد الميزانية والتخطيط المالي

يُستخدم برنامج Excel بشكل شائع في إعداد الميزانية وسير عمل التخطيط المالي. يمكنك إنشاء قوالب ميزانية شاملة وتتبع النفقات والتنبؤ بالإيرادات وحساب النسب المالية.

تتيح لك وظائفه المضمنة، مثل SUM وAVERAGE وIF، إجراء العمليات الحسابية وتحليل البيانات المالية. من خلال ربط أوراق العمل والاستفادة من التحقق من صحة البيانات في Excel، يمكنك ضمان التخطيط المالي الدقيق والمتسق.

ادارة المخزون

بالنسبة لسير عمل إدارة المخزون، يمكنك تتبع وإدارة مستويات المخزون وحركات المخزون ونقاط إعادة الطلب. يمكن لميزة التنسيق الشرطي أن تسلط الضوء على مستويات المخزون المنخفضة أو تواريخ إعادة الطلب القادمة. من خلال استخدام الصيغ والوظائف، يمكنك أتمتة حسابات المخزون، مثل إعادة ترتيب الكمية وتقييم المخزون الإجمالي.

الموارد البشرية

يعد برنامج Excel مفيدًا لسير عمل الموارد البشرية، بما في ذلك إدارة بيانات الموظفين وتتبع الحضور وتأهيل الموظفين وتقييمات الأداء. يمكن استخدامه لإنشاء قواعد بيانات الموظفين وتسجيل التفاصيل الشخصية وتتبع الإجازات وحساب كشوف المرتبات.

باستخدام الصيغ والوظائف، يمكنك أتمتة حسابات الحضور وإنشاء التقارير وإجراء تحليلات الموارد البشرية. يمكن استخدام التنسيق الشرطي لتحديد التقييمات المتأخرة أو متطلبات التدريب.

ميزات سير العمل في برنامج Excel

فيما يلي تفصيل لبعض ميزات Excel التي رأيناها بالفعل في حالات الاستخدام، بالإضافة إلى بعض الميزات الأخرى المفيدة حقًا:

إدخال البيانات والتحقق من صحتها

يوفر Excel واجهة سهلة الاستخدام لإدخال البيانات. يمكنك تصميم نماذج إدخال بيانات مخصصة باستخدام ميزات Excel مثل التحقق من صحة البيانات والقوائم المنسدلة وقيود الإدخال. وهذا يضمن أن البيانات المدخلة في المصنف تتبع قواعد محددة أو تتوافق مع معايير محددة مسبقًا.

الحسابات والصيغ

يمكنك استخدام الصيغ لإجراء العمليات الحسابية الأساسية، وتجميع البيانات، وإجراء العمليات الحسابية الشرطية، والمزيد. يمكن تضمين هذه الحسابات في سير العمل الخاص بك لإنشاء مخرجات وتبسيط العمليات.

تنسيق مشروط

يمكّنك التنسيق الشرطي من تمييز شروط أو أنماط معينة ضمن بياناتك. من خلال إعداد القواعد، يمكنك تنسيق الخلايا تلقائيًا بناءً على المعايير التي تحددها.

يمكن أن يكون ذلك مفيدًا لتحديد البيانات أو الأخطاء أو الاتجاهات المهمة بشكل مرئي، مما يسهل تحليل المعلومات وتفسيرها.

تحليل البيانات

هناك العديد من أدوات تحليل البيانات، مثل PivotTables وPower Query وPower Pivot، التي تسمح لك بتحليل مجموعات البيانات الكبيرة وتحويلها بكفاءة. يمكن أن تساعدك هذه الأدوات في تصفية البيانات وفرزها وتجميعها وتلخيصها لاستخراج رؤى مفيدة.

المنطق الشرطي والأتمتة

تمكّنك وظائف وميزات المنطق الشرطي، مثل عبارات IF والوظائف المتداخلة ووحدات الماكرو، من أتمتة العمليات وإنشاء مهام سير عمل اتخاذ القرار.

من خلال إعداد المنطق الشرطي، يمكنك توجيه Excel لتنفيذ إجراءات مختلفة بناءً على شروط محددة. تسمح لك وحدات الماكرو، التي تم إنشاؤها باستخدام VBA، بأتمتة المهام المتكررة وتنفيذ سلسلة من الإجراءات بنقرة واحدة.

لماذا لا يعد Excel المكان الأفضل لإنشاء مهام سير العمل

على الرغم من أن Excel يمكن أن يكون أداة مفيدة لبعض عمليات سير العمل، إلا أن هناك قيودًا قد تجعله أقل ملاءمة لعمليات سير العمل المعقدة أو القابلة للتطوير. فيما يلي بعض الأسباب وراء عدم كون Excel هو الخيار الأفضل لعمليات سير العمل في سيناريوهات معينة:

قابلية التوسع محدودة

إن قابلية التوسع في Excel محدودة بحجم البيانات وتعقيدها وعدد المستخدمين الذين يصلون إلى المصنف.

قد تؤدي مجموعات البيانات الكبيرة أو عمليات سير العمل التي تتضمن حسابات مكثفة إلى حدوث مشكلات في الأداء وإبطاء التطبيق. مع تزايد تعقيد سير العمل وزيادة عدد المستخدمين، قد يصبح برنامج Excel أقل كفاءة وأكثر عرضة للأخطاء.

عدم وجود تعاون في الوقت الحقيقي

على الرغم من أن Excel يقدم ميزات التعاون، مثل المصنفات المشتركة وتتبع التغييرات، إلا أنه غير مصمم للتعاون في الوقت الحقيقي. لا يمكن لعدة مستخدمين العمل في نفس الوقت على نفس مصنف Excel، وقد لا تكون التحديثات التي أجراها مستخدم واحد مرئية للآخرين على الفور.

أتمتة سير العمل المحدودة

يوفر Excel إمكانات التشغيل الآلي الأساسية من خلال الصيغ والوظائف ووحدات الماكرو. ومع ذلك، فإن إنشاء مسارات عمل آلية معقدة ومتطورة قد يتطلب أدوات أو لغات برمجة أكثر تقدمًا.

قد لا تكون إمكانيات التشغيل الآلي في Excel كافية لعمليات سير العمل التي تتضمن منطقًا شرطيًا معقدًا، أو التكامل مع الأنظمة الخارجية، أو معالجة البيانات المعقدة.

سلامة البيانات والمخاطر الأمنية

يمكن أن تكون ملفات Excel عرضة لمشاكل تكامل البيانات، خاصة عندما يعمل عدة مستخدمين على نفس المصنف بشكل متزامن.

يمكن أن يؤدي التحرير المتزامن أو مراجع الصيغة غير الصحيحة أو الحذف غير المقصود للبيانات إلى عدم تناسق البيانات والأخطاء. بالإضافة إلى ذلك، قد تفتقر الملفات إلى ميزات أمان قوية، مما يجعلها عرضة للوصول غير المصرح به أو اختراق البيانات.

جدول إسقاط أوراكل SQL

بدائل لسير عمل Excel

إذا كانت عمليات سير عمل Excel تعمل بشكل جيد بالنسبة لك، فهذا رائع! أنا لست هنا لتمطر على العرض الخاص بك. أنت تفعل ما هو أفضل لك ولفريقك. انفروا!

ومع ذلك، إذا كنت قد جربت مهام سير عمل Excel ولم تكن مناسبة لك، ففكر في هذا البديل: برنامج إدارة سير العمل.

لقد تطرقت إليها قليلاً في القسم الأول عندما قمنا بتعريف مسارات العمل، ولكن الأمر يستحق النظر إليه عن كثب. لم يتم تصميم Excel لإدارة سير العمل. على الرغم من أن لديه القدرة على القيام بذلك، إلا أن إعداده وصيانته يمكن أن يصبح معقدًا بسرعة كبيرة.

تم تصميم برنامج إدارة سير العمل لجعل سير عمل أتمتة البناء سريعًا وسهلاً. فهي أكثر سهولة في الاستخدام، وتأتي مع العديد من الميزات نفسها الموجودة في Excel ولكن مع إعداد يدوي أقل، وتسمح بالتعاون في الوقت الفعلي.
تعد Process Street أداة سير عمل ممتازة يمكنك استخدامها بدلاً من Excel، وإذا كنت ترغب في رؤيتها على أرض الواقع وتجربة مدى اختلافها، فاحجز عرضًا تجريبيًا مجانيًا! سيعرض لك أحد أعضاء الفريق بكل سرور كيفية عمله وكيف يمكنه تحسين سير عملك.