تعريف إدارة العمليات: ما هي ولماذا تحتاج إليها على الفور

لا يمكن للأعمال التجارية أن تعمل بأقصى إمكاناتها إلا من خلال الإدارة السليمة للعمليات. ولكن ما هو التعريف الفعلي لإدارة العمليات؟

مع تحول العديد من الشركات إلى العمل عن بعد خلال جائحة عام 2020، أصبحت الكثير من إدارة العمليات رقمية أيضًا. وبينما عاد الموظفون في النهاية إلى مكاتبهم، وجدت إدارة العمليات موطنًا جديدًا لها في السحابة.

مع هذا التغيير المفاجئ والاهتمام بإتقان إدارة العمليات، فإن الأمر يستحق التعمق في فهم ماهية إدارة العمليات فعليًا. وباعتبارنا شركة استفادت بصراحة من هذا التحول، فلدينا الكثير لنقوله حول هذا الموضوع.

في هذه المقالة سوف نقوم بتعريف إدارة العمليات، ونتحدث عن فوائدها وتحدياتها، ونقدم لك النصائح حول كيفية تنفيذها في عملك.

وفي النهاية، سنقدم لك أيضًا قالبًا مجانيًا لمساعدتك على البدء.

تعريف إدارة العمليات

حسنًا، ما هي إدارة العمليات بالضبط؟

إدارة العمليات - أو إدارة عمليات الأعمال (BPM) - هي التقنية التي تستخدمها المؤسسات لتحليل العمليات التجارية المختلفة وتحسينها ومراقبتها والتحكم فيها.

مفتاح التشغيل السريع لفاصل الصفحات

مع BPM، تستطيع الشركات:

• أتمتة العمليات المتكررة، بحيث تعمل دائمًا بسلاسة
• قم بتحليل العمليات السابقة لمعرفة ما حدث بشكل صحيح وما لم يحدث
• تتبع المقاييس عبر العمليات المختلفة
• إجراء تحليل المخاطر للتخفيف من المخاطر المستقبلية
• قياس الكفاءة باستخدام البيانات السابقة

لماذا تهتم بإدارة العملية؟

BPM هو شيء تحتاجه كل مؤسسة لأنه يساعدك على فهم عملك بشكل أفضل.

باستخدام BPM، يمكنك تحليل جميع عمليات عملك للعثور على أوجه القصور والتوصل إلى حلول لإصلاحها وتحسينها. فهو يجعل العمليات اليومية تسير بشكل أكثر سلاسة ويحسن إدارة الموارد.

لكن هذه مجرد فوائد صغيرة.

الفوائد الأخرى للقيام بذلك هائلة. فهو لا يوفر الوقت والمال لمؤسستك فحسب، بل يسمح أيضًا لشركتك بالاستجابة لمتطلبات العملاء والسوق بشكل أسرع بكثير.

فوائد التحديد الواضح لإدارة العمليات

إن فهم تعريف BPM يعني أنه يمكنك تمييزه بشكل أفضل عن إدارة البرامج والمشاريع. إن معرفة الفرق بين أنواع العمليات الثلاثة يعني أنك ستتمكن من استخدامها جميعًا بفعالية.

الرسوم البيانية للكلمة

مع BPM، من المهم أن تتذكر أنها مخصصة للعمليات المتكررة داخل مؤسستك. هذه بشكل عام عمليات مستمرة داخل الشركة وليس لها نهاية محددة، مثل تأهيل الموظفين. هذا هو أكبر عامل تمييز لها.

إدارة المشروع هي تقديم منتج أو خدمة معينة. هناك بداية واضحة ونهاية لها. المشاريع بشكل عام هي أشياء لمرة واحدة ولا تتكرر، وقد يعمل الفريق فقط على مشروع واحد في وقت واحد.

إدارة البرنامج تقع في مكان ما بين الاثنين الآخرين. ويتعامل مع إدارة الترابط بين المشاريع المختلفة. مثل BPM، تكون إدارة البرنامج مستمرة بشكل عام، ولكن على عكس BPM، فهي لا تتعامل مع العمليات المتعلقة بالأعمال ككل.

فوائد استخدام إدارة العمليات

تعد إدارة العمليات جانبًا مهمًا في أي عملية تجارية، وتهدف إلى تحسين الكفاءة وخفض التكاليف وتعزيز الأداء العام. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام إدارة العمليات:

زيادة الكفاءة

يتيح تنفيذ إدارة العمليات للمؤسسات تبسيط عملياتها، والتخلص من المهام الزائدة عن الحاجة، وتحسين الإنتاجية. ومن خلال العمليات المحددة بوضوح، يمكن للموظفين العمل بكفاءة أكبر، مما يؤدي إلى توفير الوقت والتكلفة.

تحسن مستمر

باستخدام إدارة العمليات، يمكن للشركات مراقبة وتقييم عملياتها بشكل مستمر لتحديد مجالات التحسين. وهذا يتيح لهم إجراء التعديلات اللازمة وتحسين سير العمل وتحسين الأداء بشكل مستمر.

تعزيز خدمة العملاء

ومع تحسين الكفاءة وتبسيط العمليات، يمكن للمؤسسات تقديم خدمة أفضل للعملاء. يمكن توحيد العمليات مثل تلبية الطلبات وحل الشكاوى وتأهيل العملاء وتنفيذها بشكل متسق، مما يؤدي إلى تحسين وقت الاستجابة ورضا العملاء.

توفير في التكاليف

تساعد إدارة العمليات على تحديد الاختناقات والتكرار وأوجه القصور، مما يسمح للشركات بتحسين تخصيص مواردها وخفض التكاليف. ومن خلال التخلص من الخطوات غير الضرورية وأتمتة العمليات اليدوية، يمكن للمؤسسات تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف.

تحسين عملية اتخاذ القرار

توفر إدارة العمليات للشركات بيانات ورؤى في الوقت الفعلي حول عملياتها. وهذا يتيح لهم اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على معلومات دقيقة، مما يؤدي إلى نتائج أعمال أفضل وتحقيق الأهداف الإستراتيجية.

أنواع إدارة العمليات

يمكن لإدارة العمليات أن تفعل الكثير لمساعدتك في تحقيق أهداف عملك، ولكن عليك أن تكون على دراية بالأنواع المختلفة لمعرفة الأفضل بالنسبة لك.

إدارة عمليات الأعمال

يركز هذا النوع من إدارة العمليات على تحسين العمليات التجارية وسير العمل عبر الأقسام أو الوظائف المختلفة داخل المؤسسة. ويهدف إلى تحسين العمليات وتعزيز الكفاءة ومواءمتها مع الأهداف الاستراتيجية. يعد برنامج إدارة العمليات التجارية طريقة رائعة لمساعدتك في إعداد نظام إدارة العمليات.

ادارة مشروع

تتضمن إدارة المشروع تخطيط وتنفيذ ومراقبة مشروع معين لتحقيق أهداف محددة ضمن إطار زمني محدد. فهو يضمن تسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وتلبية معايير الجودة المطلوبة.

إدارة تتابع الأعمال

تركز إدارة سير العمل على تنسيق المهام والأنشطة والموافقات وتحسينها ضمن عملية محددة. فهو يضمن توجيه العمل بكفاءة، والوفاء بالمواعيد النهائية، وإكمال جميع الخطوات اللازمة.

إدارة البرنامج

تتضمن إدارة البرنامج إدارة العديد من المشاريع ذات الصلة كجهد منسق لتحقيق الأهداف التنظيمية. ويشمل الإشراف على تخطيط وتنفيذ ومراقبة مشاريع متعددة وضمان توافقها مع الأهداف الاستراتيجية.

أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)

يتضمن RPA استخدام الروبوتات البرمجية أو الروبوتات لأتمتة المهام المتكررة والقائمة على القواعد. ويهدف إلى تحسين الكفاءة والدقة والسرعة عن طريق تقليل التدخل اليدوي وتقليل الأخطاء.

كيفية تثقيف فريقك حول تعريف إدارة العمليات

أعضاء الفريق أكثر عرضة للتغيير مما يميل العديد من المديرين إلى منحهم الفضل فيه. ومع ذلك، في كثير من الأحيان، يتم مواجهة BPM بنوع من المواقف الثابتة والنسيان. هناك القليل من التغيير.

عندما يتعلق الأمر بتثقيف فريقك حول تعريف إدارة العمليات، فإن النهج الذي تتبعه أكثر أهمية من كيفية صياغة التعريف. اسأل نفسك هذا:

• لماذا أريد أن يعرف فريقي تعريف إدارة العمليات؟
• كيف سيستفيد الفريق من معرفة التعريف؟
• ما هي توقعاتي للفريق بعد أن نناقش BPM؟
• هل أريد أفكار فريقي، أم أريدهم فقط أن يعرفوا ما هي BPM بشكل عام؟

إذا كنت تريد فقط أن يعرف فريقك ماهية BPM، فمن المحتمل أن أسلوبك ليس هو النهج الصحيح.

أعضاء فريقك هم الذين يعملون مع العمليات القائمة كل يوم، وربما يعرفون بالفعل ما يمكن تحسينه. عندما تقدم إدارة العمليات لفريقك، يجب أن تكون هذه وسيلة لك لفتح خط التواصل مع فريقك.

يجب أن يشعروا بالارتياح عندما يأتون إليك بأفكارهم لتحسين العمليات من هذه النقطة فصاعدًا. وينبغي دائما الاستماع إلى أفكارهم.

تحديد نماذج إدارة العمليات التجارية

إن نمذجة إدارة العمليات التجارية هي عملية تمثيل عمليات المؤسسة بحيث يمكن تحليلها وتحسينها وربما أتمتتها.

الفكرة الكاملة لنماذج BPM هي الحصول على تمثيل مادي للعملية بطريقة منطقية لأي شخص ينظر إليها، سواء كان مهندسين أو أصحاب مصلحة. فكر في الأمر كخريطة ذهنية.

أمثلة على نماذج إدارة العمليات

إن كيفية القيام بنمذجة عمليات عملك أمر متروك لك، ولكن هناك بعض النماذج الراسخة لمساعدتك على البدء.

خدمة عملاء تلفزيون الطيف

مخططات التدفق

من المحتمل أن تكون المخططات الانسيابية هي النماذج الأكثر شهرة، فهي بسيطة وسهلة الصنع. فقط باستخدام مجموعة متنوعة من الأشكال المتصلة بواسطة الأسهم، يمكنك بسهولة توضيح كيفية تدفق أجزاء معينة من العملية إلى أخرى.

تعمل هذه بشكل عام بشكل أفضل مع العمليات البسيطة أو تبسيط العمليات الأكثر تعقيدًا.

تدوين نمذجة العمليات التجارية

تقوم فكرة نمذجة عمليات الأعمال (BPMN) بتخطيط العمليات التجارية باستخدام تدوين رسومي. تم إنشاء BPMN بواسطة Object Management Group (OMG)، والهدف منها هو جعل العمليات التجارية الأكثر تعقيدًا مفهومة لكل فرد في الفريق، بدءًا من مطوري البرامج وحتى محللي الأعمال.

يمكنك بالفعل معرفة كيفية إنشاء BPMN مجانًا موقع OMG إذا كان هذا هو النموذج الذي تريد استخدامه.

مخططات غانت

تم إنشاء مخططات جانت على يد المهندس الميكانيكي الأمريكي هنري جانت، وهي موجودة منذ أكثر من 100 عام. يتم استخدام هذه المخططات بشكل أفضل للعمليات الحساسة للوقت لأنها تستخدم الأشرطة لتتبع المواعيد النهائية لمهام أو مشاريع معينة.

مخططات جانت متسلسلة وسهلة الفهم للغاية. هناك سبب وجيه لاستمرار استخدامها بشكل شائع اليوم.

مخططات تدفق البيانات

تسمح لك مخططات تدفق البيانات (DFDs) بتصور تدفقات البيانات. تعمل DFDs مثل المخططات الانسيابية ولكنها تحتوي بشكل عام على مفتاح أكبر بكثير للمساعدة في الحفاظ على الأشكال والألوان المختلفة واضحة ومنظمة.

تساعد هذه العناصر حتى تتمكن من رؤية كيفية تدفق البيانات داخل العملية وبين العمليات أيضًا. وهي بشكل عام أفضل لفريقك وليس لأصحاب المصلحة لأنها يمكن أن تصبح معقدة بعض الشيء اعتمادًا على كمية البيانات التي يتم تمثيلها.

دفق تنزيل الفيديو

تنفيذ نظام إدارة العمليات

إن تنفيذ نظام إدارة العمليات، حتى بالنسبة للعمليات الفردية، لا يجب أن يكون معقدًا. فقط اتبع الخطوات التالية:

تحديد الأهداف والغايات بوضوح

سيوفر هذا الأساس لتحديد العمليات الحاسمة التي تحتاج إلى إدارتها وتحسينها. ومن خلال ضمان التوافق بين نظام إدارة العمليات واستراتيجية العمل الشاملة، يمكن للمؤسسات تحديد أولويات جهودها واتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بتحسين العمليات.

رسم خريطة للعمليات الحالية

يتضمن ذلك توثيق الخطوات والمدخلات والمخرجات وأصحاب المصلحة المشاركين في كل عملية. يوفر تمرين رسم خرائط العملية تمثيلاً مرئيًا لتسلسل الأنشطة ويساعد في تحديد الاختناقات المحتملة وأوجه القصور والتكرار في العمليات.

تحديد فرص التحسين

ويتم ذلك من خلال تقييم كفاءة وفعالية وأداء كل عملية. يمكن تعريف مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس نجاح العمليات وتتبع التقدم نحو أهداف التحسين.

تحسين العمليات

يمكن تحقيق تحسين العملية من خلال مجموعة متنوعة من الأساليب، مثل:

• التخلص من الخطوات غير الضرورية
• أتمتة المهام اليدوية
• - إعادة تحديد الأدوار والمسؤوليات
• تنفيذ أفضل الممارسات من معايير الصناعة

ومن خلال مراقبة العمليات وتحليلها بشكل مستمر، يمكن للمؤسسات تحديد مجالات التحسين وتنفيذ التغييرات لتعزيز الكفاءة.

التحديات التي تواجه تنفيذ نظام جديد لإدارة العمليات

يمكن أن يأتي تنفيذ نظام جديد لإدارة العمليات بنصيبه العادل من التحديات. فيما يلي بعض العقبات الشائعة التي قد تواجهها المنظمات أثناء هذه العملية:

مقاومة التغيير

غالبًا ما يتطلب تنفيذ نظام جديد لإدارة العمليات تحولًا في العقلية وتغييرات في مسارات العمل القائمة. يمكن أن تأتي مقاومة التغيير من الموظفين الذين اعتادوا على العمليات الحالية وقد يترددون في اعتماد طرق جديدة للعمل.

عدم وجود شراء

يعتمد التنفيذ الناجح لنظام إدارة العمليات على الدعم والمشاركة من أصحاب المصلحة الرئيسيين. إذا لم يفهم صناع القرار والقادة بشكل كامل الفوائد أو القيمة الموجودة في النظام، فقد يكون من الصعب الحصول على الدعم والموارد اللازمة.

كيفية عمل بطاقات فهرسة 3 × 5 في كلمة

موارد محدودة

ويتطلب تنفيذ نظام جديد الاستثمار في التكنولوجيا والتدريب والموارد. يمكن أن تشكل الميزانيات المحدودة أو القيود المفروضة على الموارد تحديات فيما يتعلق بشراء الأدوات اللازمة وتخصيص الأشخاص المناسبين لقيادة عملية التنفيذ.

إدارة البيانات

غالبًا ما يتضمن تنفيذ نظام إدارة العمليات جمع وتحليل كميات كبيرة من البيانات. يمكن أن تشكل إدارة هذه البيانات وتنظيمها بشكل فعال تحديًا، خاصة إذا لم يكن لدى المؤسسات عمليات فعالة لإدارة البيانات.

التكامل مع الأنظمة الحالية

ربما تكون المنظمات قد أنشأت بالفعل أنظمة وأدوات قائمة، وقد يكون دمج نظام إدارة العمليات الجديد مع هذه الأنظمة الحالية مهمة معقدة. يمكن أن يمثل ضمان التكامل السلس والتدفق السلس للبيانات بين الأنظمة المختلفة تحديات.

قوالب إدارة العمليات

قم بمراجعة منشور مدونتنا حول العمليات الأساسية لفرق الموارد البشرية. من الأفضل في بعض الأحيان تنفيذ BPM في فرق الموارد البشرية أولاً، ويحتوي هذا المنشور على 60 نموذجًا مجانيًا ليجربها فريقك.

إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد الخيار الذي ستجربه أولاً، فإنني أوصي بهذا:

كيفية تحسين نظام إدارة العمليات الخاص بك

إن تحسين نظام إدارة العمليات لديك يدور حول إنشاء نظام للتحسين المستمر.

التحسين المستمر يعني عدم الاستقرار أبدًا. لا يوجد هذا يعمل بشكل رائع، فلنترك الأمر كما هو، بل بالأحرى موقف، هذا يعمل بشكل رائع، ولكن هل هناك طريقة لجعله أفضل؟

لدينا مدونة كاملة مليئة بالنصائح حول كيفية الاستخدام التحسين المستمر لتحسين العمليات إذا كنت تريد معرفة المزيد.