كيفية إنشاء رابط SharePoint

نظرة عامة على ارتباطات SharePoint

نقطة مشاركة هي منصة رائعة للعمل. لديها ميزة خاصة: الروابط ! ومن خلال هذه العناصر، يمكن للمستخدمين الوصول بسرعة إلى ملفاتهم وصفحاتهم.

يمكنك إنشاء رابط باستخدام نوع محتوى 'الارتباط بالمستند'. أو يمكنك إنشاء اختصار للمستندات واستخدامه كارتباط. يمكنك أيضًا محاولة تخصيص ارتباطات SharePoint التشعبية لإنشاء ارتباطات سهلة الاستخدام تحتوي على عناوين. أو استخدم أنواع حقول URL لإضافة ارتباطات تشعبية أثناء التحرير في القوائم أو المكتبات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعطيل مشاركة الارتباطات التشعبية خارج المؤسسة. باستخدام عنوان URL أدناه.

عند إنشاء الروابط، إليك بعض التفاصيل التي يجب تذكرها:

• التحقق من الأذونات على المجلدات والصفحات.
• كن حذرا عند المشاركة معلومات حساسة عبر الرابط.
• اسأل تكنولوجيا المعلومات أو الخبراء إذا لم تكن متأكدًا من ربط شيء ما.

اتبع هذه النصائح وقم بإنشاء ارتباطات في SharePoint بسهولة. اختبر روابطك دائمًا بعد إنشائها. استمتع بالربط!

إنشاء رابط SharePoint

لإنشاء ارتباط SharePoint، يتعين عليك الوصول إلى موقع SharePoint وتحديد المستند أو العنصر الذي تريد مشاركته. ثم، ما عليك سوى النقر على 'نسخ الرابط' لإنشاء رابط قابل للمشاركة. سيغطي هذا القسم الخاص بإنشاء رابط SharePoint كيفية القيام بهذه الأشياء والمزيد لمساعدتك على مشاركة المستندات والمعلومات المهمة مع فريقك بشكل فعال.

الوصول إلى موقع SharePoint

1. افتح متصفح الإنترنت
2. انتقل إلى صفحة تسجيل الدخول إلى أوفيس 365
3. اكتب في الخاص بك البريد الإلكتروني وكلمة المرور
4. تحديد موقع تطبيق شيربوينت على لوحة المعلومات/الصفحة الرئيسية، انقر لبدء التشغيل.
5. في الصفحة الرئيسية، تعرف على واجهة المستخدم وخيارات التعاون .
6. إذا كنت جديدًا، خذ بعض الوقت للقيام بذلك استكشاف وفهم كيف يعمل .

إنشاء الروابط في SharePoint الأمر سهل أيضًا: حدد المستند/الملف الذي تريد مشاركته، وانقر فوق 'نسخ الرابط' من قائمة السياق أو 'الحصول على رابط'.
اختر واحدا من أربعة الروابط المتاحة بناءً على مستوى إذن الوصول (عرض/تحرير)، وخيارات الأمان (أي شخص/أشخاص محددين) وتاريخ انتهاء الصلاحية .

تمكين الإخطارات لإبقاء المستخدمين على اطلاع بالتغييرات التي تم إجراؤها داخل الملفات/المستندات. من خلال بضع نقرات فقط، يمكن لفريقك التعاون بسلاسة دون أي مشاكل في التحكم في الإصدار.

لا يجب أن يكون الوصول إلى SharePoint معقدًا، ما عليك سوى اتباع الخطوات الواردة في هذا الدليل واستخدام ميزاته على أكمل وجه. لم يكن الاختيار أسهل من أي وقت مضى!

تحديد المستند أو العنصر

عند تحديد مستند أو عنصر لربط SharePoint، يجب مراعاة الاعتبارات الأساسية الأهمية والغرض وسهولة الوصول إليها . حدد الكلمات الرئيسية والمفاهيم والهدف العام لاتخاذ قرار مستنير. سيضيف هذا قيمة إلى المحتوى الخاص بك ويحسن تجربة القراء.

مايكروسوفت سام تحويل النص إلى كلام

اختر تنسيقًا أساسيًا أكثر مثل PDF أو وورد بدلاً من جداول البيانات التفاعلية المعقدة. يستخدم البيانات التعريفية أو العلامات المخصصة لتنظيم وتصنيف المحتوى. قم بإنشاء المستندات ذات الصلة لتوفير السياق والمعلومات الأساسية. الاختيار المدروس يجعل روابط SharePoint فعالة وسهلة الاستخدام .

النقر على نسخ الرابط

هل تحتاج إلى مشاركة ملف SharePoint؟ النقر نسخ الوصلة هي طريقة سهلة لمنح شخص ما حق الوصول. إليك الطريقة:

1. انتقل إلى الملف في SharePoint.
2. انقر فوق علامة القطع (...) بجانب اسم الملف.
3. يختار نسخ الوصلة من القائمة المنسدلة.

بهذه الطريقة، يمكنك نسخ الرابط وإعطائه لمن يحتاجه. فقط تذكر: يمكن لأي شخص لديه الرابط عرض الملف أو تحريره (اعتمادًا على مستوى الإذن). لذا، دع فقط الأشخاص المرخصين يحصلون عليها.

حقيقة ممتعة: تم تقديم Copy Link لأول مرة في SharePoint 2016. إنها ميزة صغيرة، ولكنها جعلت مشاركة الملفات أسهل بكثير للأشخاص في كل مكان. المشاركة تعني الاهتمام - ما لم تكن رابط SharePoint، فيجب أن تظل آمنة!

مشاركة رابط SharePoint

لمشاركة رابط SharePoint الخاص بك بشكل فعال، يتعين عليك مراعاة شيئين – الأذونات المناسبة وطريقة مشاركته. وللقيام بذلك بشكل فعال، تحقق من الأذونات اللازمة التي تريد منحها لزميلك. وبعد ذلك، يمكنك مشاركة الرابط عبر البريد الإلكتروني أو رسالة نصية.

اختيار الأذونات المناسبة

تعتبر الأذونات الصحيحة ضرورية عند مشاركة رابط SharePoint. ويقررون من يمكنه الوصول إلى المحتوى وتعديله. تأكد من منح الأذونات المناسبة لتجنب أي وصول غير مصرح به.

نتعرف على ثلاثة أنواع من الأذونات في SharePoint: مستويات الأذونات، وأذونات المجموعة، وأذونات المستخدم .

• مستويات الأذونات هي مجموعات من الأذونات التي تحدد إجراءات مثل القراءة أو الكتابة أو الحذف.
• أذونات المجموعة يتم منحها لمجموعة من الأشخاص ذوي احتياجات الوصول المماثلة.
• أذونات المستخدم تعطى للمستخدمين الفرديين.

سيؤدي تعيين الإذن بشكل صحيح إلى ضمان الخصوصية لفريقك، مع ضمان النجاح. فكر في منح إذن محدود أو مقيد للمتعاونين الخارجيين الذين لا يحتاجون إلى الوصول الكامل.

TechTarget يقول، تعتمد الأذونات على عضوية المدير في مجموعة الأمان . من الضروري تصنيف وإدارة عضوية المستخدم في مجموعات الأمان لتسهيل التتبع والتدقيق.

تعمل روابط SharePoint على تسهيل المشاركة. ولكن بدون الاهتمام المناسب بالأذونات، قد يتسبب ذلك في حدوث اختراقات للبيانات مع عواقب وخيمة. اختر الخيار المناسب، مع الأخذ في الاعتبار احتياجات مشروعك.

إرسال الرابط عبر البريد الإلكتروني أو النص

شارك رابط SharePoint مع زملاء العمل عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية! ما عليك سوى نسخه من SharePoint ولصقه في الرسالة. أضف رسالة لإعطاء سياق حول الرابط.

تحقق مما إذا كان كل شخص لديه حق الوصول أو يحتاج إلى منحه حق الوصول قبل المشاركة .

يعد الأمان أمرًا بالغ الأهمية عندما تكون المعلومات الموجودة في موقع SharePoint حساسة أو سرية . حماية كلمة المرور الرابط أو استخدام خدمة الرسائل المشفرة.

نصيحة محترف: استخدم نص الارتباط التشعبي المخصص بدلاً من عنوان URL الطويل عند إرسال رابط SharePoint في البريد الإلكتروني. أكثر سهولة وأسهل للمستلمين في فهم ما ينقرون عليه.

تحرير أو إزالة رابط SharePoint

لتحرير رابط SharePoint أو إزالته، قم بالوصول إلى خيار إدارة الارتباطات. سيوفر لك هذا القدرة على تحديث الرابط أو حذفه حسب الحاجة. من خلال معرفة كيفية تنفيذ هذه المهام البسيطة، يمكنك الاحتفاظ بروابط SharePoint الخاصة بك منظمة ومحدثة ببضع نقرات فقط.

الوصول إلى خيار إدارة الروابط

قم بالوصول إلى خيار إدارة الارتباطات لإدارة ارتباطات SharePoint . اتبع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى الصفحة التي تحتوي على الرابط
2. قم بالتمرير وانقر فوق النقاط الثلاث التي تظهر
3. ثم اختر تحرير الرابط أو إزالة الرابط

تذكر أنه يمكن فقط للمستخدمين الذين لديهم الأذونات الصحيحة تعديل روابط SharePoint أو إزالتها لأسباب أمنية .

SharePoint 2010 هو المكان الذي بدأ فيه كل شيء! تم إنشاء ميزة 'إدارة الروابط' لتسهيل صيانة موقع الويب للجميع. إنه أمر ضروري لتحديث المحتوى والحفاظ عليه جديدًا. أصبح الآن تحديث أو حذف رابط SharePoint الخاص بك أمرًا سهلاً وخاليًا من التوتر !

تحديث أو حذف الرابط

هل تريد تحديث أو حذف رابط SharePoint؟ بسيط للغاية! فقط اتبع هذه 6 خطوات :

1. قم بتسجيل الدخول إلى موقعك وانتقل إلى الصفحة.
2. قم بالتمرير فوق الرابط لفتح أيقونة التحرير.
3. قم بتحديث عنوان URL أو الوصف، أو حدد 'إزالة الرابط' لحذفه.
4. انقر فوق 'موافق' للحفظ أو 'إلغاء' للإجهاض.
5. قم بتحديث الصفحة لتأكيد تحديث/إزالة الرابط.
6. كرر ذلك مع الروابط الأخرى التي تحتاج إلى التحديث/الإزالة.

من المهم أن تتذكر أن حذف الرابط لن يؤدي إلى حذف أي ملفات/مستندات متصلة؛ اتخاذ مزيد من الإجراءات حسب الضرورة.

بالإضافة إلى ذلك، يقدم SharePoint تتبع سجل الإصدار لكل رابط حتى يتمكن المستخدمون من العودة إلى إصدارات محددة حسب الحاجة.

ظهر SharePoint لأول مرة في عام 2001 كجزء من Microsoft Office، ولكنه أصبح الآن منتجًا مستقلاً تستخدمه المؤسسات في جميع أنحاء العالم. قم بتنظيم روابط SharePoint الخاصة بك بشكل مرتب باستخدام التصنيفات وبدون أطراف فضفاضة!

كيف يمكنني إضافة النحوي إلى مايكروسوفت وورد

أفضل الممارسات لارتباطات SharePoint

لضمان نجاح ارتباطات SharePoint، استخدم أفضل الممارسات هذه. باستخدام أسماء الروابط الوصفية، ومراجعة الروابط وحذفها بانتظام، والحفاظ على الأذونات المناسبة، يمكنك تحسين وظائف الروابط الخاصة بك.

استخدام أسماء الروابط الوصفية

للتواصل الفعال على SharePoint، أسماء الروابط الوصفية أمر لا بد منه . تجنب عبارات مثل انقر هنا واستخدم التصنيفات التي تصف محتوى الصفحة بوضوح. تساعد أسماء الروابط الوصفية المستخدمين على التنقل في موقعك بسهولة وتسهيل قراءة محركات البحث للمحتوى الخاص بك.

عند كتابة أسماء الروابط، ركز على محتوى الصفحة. بدلاً من انقر هنا للتعرف على خدماتنا ، يستخدم استكشف قائمة خدماتنا الشاملة . اجعل الملصقات موجزة وسهلة الاستخدام وخالية من المصطلحات.

تأكد من أن أسماء الروابط الخاصة بك تعكس بدقة المحتوى المرتبط . إذا نقر المستخدمون على رابط يحتوي على معلومات غير صحيحة، فسيؤثر ذلك على تجربتهم على موقعك. قبل نشر أي روابط، تأكد جيدًا من أن التصنيف يعكس محتوى الصفحة.

تعمل أسماء الارتباطات الوصفية في SharePoint على تحسين تجربة المستخدم وتفيد تحسين محركات البحث. اجعل التسميات دقيقة وموجزة ومركزة على محتوى الصفحة . بهذه الطريقة ستنشئ منصة سهلة التصفح للزوار.

مراجعة الروابط وحذفها بانتظام

يعد حذف الارتباطات غير الضرورية بانتظام أمرًا ضروريًا للحفاظ على صحة موقع SharePoint الخاص بك. إليك ما يجب مراعاته عند مراجعة الروابط وحذفها:

1. تحقق مما إذا كان الرابط لا يزال ذا صلة وما إذا كان أي شخص في فريقك يستخدمه.
2. اكتشف ما إذا كان الرابط ينقلك إلى صفحة معطلة أو قديمة، وما إذا كان هناك مصدر أفضل.
3. مراجعة الروابط التي تم إنشاؤها للأشياء المؤقتة، مثل تسجيل الأحداث والعروض منتهية الصلاحية.
4. التخلص من الروابط المكررة التي تؤدي إلى نفس المحتوى؛ فقد تربك المستخدمين وتجعل موقعك يبدو غير مرتب.
5. إنشاء فئات للروابط الخاصة بك. ضع تلك التي لا تستخدم كثيرًا في مجلد الأرشيف.
6. استخدم أدوات تتبع الروابط لمراقبة الروابط التي يصل إليها المستخدمون أكثر على موقعك.

تذكر أنه ليس من الضروري حذف جميع الروابط، بل فقط تلك التي ليست مفيدة أو ضرورية. سيؤدي تنظيف موقع SharePoint الخاص بك إلى تحسين الكفاءة وتجربة المستخدم.

نصيحة محترف: قم بتعيين مالك الموقع للإشراف على أي تغييرات أو صيانة يتم إجراؤها على SharePoint Links. بهذه الطريقة، لن يتم نسيان أي شيء وسيبقى كل شيء منظمًا.

وتذكر: إن منح الجميع إمكانية الوصول إلى كل شيء على SharePoint يشبه السماح لحيك بأكمله بالبحث في درج ملابسك الداخلية!

الحفاظ على الأذونات المناسبة

من الضروري التأكد من أن المستخدمين لديهم حق الوصول إلى المعلومات المطلوبة فقط - قم بإعداد المجموعات وتعيين الأذونات بناءً على الأدوار. قم بمراجعة هذه الأذونات وتحديثها بانتظام مع قدوم الموظفين وذهابهم أو تغير الأدوار. فكر في أدوات إدارة الأذونات التلقائية لتقليل التحديثات اليدوية.

حدث مثال كلاسيكي على الأذونات غير الصحيحة في عام 2014 عندما قام أحد مقاولي وزارة الدفاع الأمريكية بتسريب مستندات سرية من خلال موقع SharePoint غير آمن.

يعد الحفاظ على الأذونات المناسبة أمرًا ضروريًا لأمان بيانات SharePoint. تذكر أن المراجعة والتحديث بشكل متكرر ، واستخدام الأدوات التلقائية للحفاظ على شركتك آمنة من أي تسربات أو خروقات.

الاستنتاج وخلاصة الخطوات

يعد SharePoint أداة رائعة للشركات! من خلال نقرات قليلة فقط، يمكنك بسهولة إنشاء رابط SharePoint. إليك تذكير بكيفية القيام بذلك:

1. انتقل إلى موقع SharePoint الخاص بك.
2. اختر الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته.
3. انقر فوق 'مشاركة' في الزاوية العلوية اليمنى.
4. انسخ الرابط وشاركه مع الزملاء أو أعضاء الفريق عبر البريد الإلكتروني أو تطبيقات المراسلة.

لا تنس أنه يمكنك تخصيص الأذونات للملفات والمجلدات الفردية. ولكن من الأفضل استخدام أفضل الممارسات الأمنية.

تذكر أن اتخاذ إجراءات التحكم في الوصول الصحيحة يمكن أن يساعد في حماية بياناتك. قبل مشاركة الروابط، قم بتقييم وتحليل متطلبات الوصول.

يساعد إنشاء روابط SharePoint على التواصل في المؤسسة. سيؤدي هذا إلى تعزيز الإنتاجية والكفاءة. لا تدع الخوف من تفويت الفرصة يمنعك من استخدام هذه الأداة. ابدأ في إنشاء هذه الروابط وساعد في تحسين التعاون بين الفرق.

أسئلة مكررة

1. ما هو SharePoint؟

SharePoint عبارة عن نظام أساسي للتعاون وإدارة المستندات على الويب تم تطويره بواسطة Microsoft. فهو يسمح للمستخدمين بإنشاء وإدارة المواقع والمستندات والمكتبات والقوائم والمزيد.

ما هو بداية مايكروسوفت

2. كيف يمكنني إنشاء رابط SharePoint؟

لإنشاء رابط SharePoint، انتقل إلى المستند أو الملف الذي تريد الارتباط به، وانقر فوق علامة القطع (...) في الزاوية اليمنى العليا، وحدد نسخ الرابط من القائمة المنسدلة. ويمكنك بعد ذلك لصق الرابط أينما تريد.

3. هل يمكنني تخصيص رابط SharePoint؟

نعم، يمكنك تخصيص رابط SharePoint من خلال النقر على زر 'الإعدادات' بجوار الرابط الذي نسخته، وتحديد 'الإعدادات' من القائمة المنسدلة. ومن هناك، يمكنك اختيار السماح بالتحرير، وتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية، والمزيد.

4. كيف يمكنني مشاركة رابط SharePoint؟

لمشاركة رابط SharePoint، ما عليك سوى نسخ الرابط كما هو موضح أعلاه وإرساله إلى الشخص أو الأشخاص الذين تريد مشاركته معهم. يمكنك أيضًا مشاركة الرابط عبر البريد الإلكتروني أو Microsoft Teams أو أدوات التعاون الأخرى.

5. هل من الممكن إلغاء رابط SharePoint؟

نعم، يمكنك إلغاء رابط SharePoint بالانتقال إلى قائمة الإعدادات الخاصة بالارتباط وتحديد تغيير أذونات الارتباط. ومن هناك، يمكنك إزالة إمكانية الوصول لأشخاص أو مجموعات محددة، أو حتى تغيير الرابط بحيث لا يمكن الوصول إليه بعد الآن.

6. كيف يمكنني إدارة روابط SharePoint؟

يمكنك إدارة ارتباطات SharePoint بالانتقال إلى قسم الارتباطات في موقع SharePoint الخاص بك. ومن هناك، يمكنك رؤية جميع الروابط التي قمت بإنشائها، وتعديل إعداداتها، وحتى حذفها إذا لزم الأمر.