كيفية إنشاء سير العمل في SharePoint

نظرة عامة على سير عمل SharePoint

يمكن لسير عمل SharePoint تبسيط العمليات التجارية من خلال الأتمتة. فهو يساعد على تتبع الإجراءات وإدارة الموارد ونقل المعرفة. تتوفر عمليات سير العمل المعدة مسبقًا مثل عمليات الموافقة وإدارة الطلبات. لكن تخصيص سير العمل باستخدام Power Automate يمكن أن يساعد المؤسسات في تحقيق المزيد من الاستفادة منه.

لإنشاء سير عمل في SharePoint:

1. انتقل إلى الموقع الذي تريد إضافة سير العمل إليه.
2. انتقل إلى صفحة إعدادات الموقع.
3. حدد 'ميزات الموقع' من قائمة 'إجراءات الموقع'.
4. انقر فوق 'إنشاء سير عمل في مصمم SharePoint'.

مصمم شيربوينت يتيح لك تخصيص جوانب سير العمل بشكل مرئي. راقب الظروف التي تبدأ سير العمل وتعيين المهام للأفراد المسؤولين. للحصول على أقصى استفادة من الأتمتة، استخدم قوالب Power Automate لتبسيط العمليات.

اجعل سير العمل سهلاً باستخدام نصائح إعداد SharePoint هذه!

إعداد سير العمل في SharePoint

لإعداد سير عمل في SharePoint بأهداف محددة وعملية محددة ومشاركين محددين، يتعين عليك اتباع الخطوات الصحيحة. في هذا القسم، سنناقش بإيجاز الأقسام الفرعية لتحديد أهداف سير العمل، وتحديد العملية والمشاركين، وتصميم خطوات وإجراءات سير العمل، وإنشاء قوالب سير العمل. ستوفر هذه الخطوات حلاً شاملاً لإنشاء سير عمل في SharePoint.

تحديد أهداف سير العمل

لضمان النجاح في نقطة مشاركة ، يجب أن تكون الأهداف محددة بوضوح. يجب أن تكون الأهداف واقعية وتركز على احتياجات المنظمة. قم بإشراك المستخدمين النهائيين في وقت مبكر في تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية أو مقاييس النجاح الأخرى. بالإضافة إلى ذلك، السلامة والأمن يجب أن تؤخذ في الاعتبار.

نصيحة محترف: تأكد من مشاركة جميع أصحاب المصلحة في تحديد الأهداف لكسب التأييد وإبقاء الجميع على المسار الصحيح. قم بإضفاء الإثارة على سير العمل مع المخبر نقطة مشاركة !

تحديد العملية والمشاركين

حدد العملية والمشاركين لتشغيل سير العمل بسلاسة في SharePoint. تحديد الخطوات المطلوبة ومن سيكون جزءًا من كل مرحلة. التواصل الجيد مع جميع المشاركين سيجعل العملية أفضل ويقلل الأخطاء ويخلق المساءلة.

الخطوات الأساسية لتحقيق ذلك:

1. تعيين الأدوار والمسؤوليات.
2. قم بإشراك أصحاب المصلحة حتى يعرف الجميع مهامهم ويمكنهم المساهمة.
3. قم بإعداد إطار لتتبع المعالم وقياس التقدم.

قم بمراجعة سير العمل بانتظام. التحقق من صحة العملية والبحث عن فرص التحسين. تظهر مراجعات المشرف الشفافية بين الموظفين.

ل نجاح:

• تعريف العملية والمشاركين
• تعيين الأدوار والمسؤوليات
• تتبع المعالم وإشراك أصحاب المصلحة في إنشاء العمليات ومراجعتها

احصل على التسلسل المثالي للإجراءات باستخدام دليل خطوة بخطوة.

تصميم خطوات وإجراءات سير العمل

عند تصميم سير العمل، تحديد الهدف وتحديد النتيجة المرجوة . ثم حدد المهام الفردية ومن سيكون المسؤول عنها. حدد الموافقات والمراجعات والإشعارات في كل خطوة. بناء واختبار سير العمل .

لا تنسى الموارد والجداول الزمنية والمخاطر كلها تؤثر على التصميم. لقد ساعدنا العميل في العمليات اليدوية غير الفعالة في قسم المحاسبة الخاص به من خلال إنشاء مسارات عمل مصممة خصيصًا لتلبية احتياجاته. وقد أدى ذلك إلى توفير الوقت والمال، مع زيادة الدقة في كل مرحلة - مما أدى إلى توفير آلاف الدولارات سنويًا! لذلك، دعونا ننتقل إلى التنظيم - لقد حان الوقت لأن نكون معالجًا لسير العمل!

إنشاء قوالب سير العمل

يعد إنشاء قوالب سير العمل أمرًا ضروريًا لكل مسؤول في SharePoint. فهو يقوم بأتمتة العمليات، مما يوفر الوقت ويزيد الكفاءة. إليك ما يجب فعله:

اختصار لوحة المفاتيح للنقاط النقطية

1. انتقل إلى إجراءات الموقع> إعدادات الموقع> قوالب الموقع.
2. انقر فوق إنشاء من قالب الموقع الموجود وحدد عملية سير العمل.
3. املأ التفاصيل مثل الاسم والوصف واسم المجموعة. ثم انقر فوق موافق.
4. قم بتخصيص القالب بإضافة شروط أو إجراءات.
5. انشر القالب واستخدمه عبر مواقع متعددة.

ضع في اعتبارك أن إنشاء قالب سير العمل يتطلب فهمًا تقنيًا مصمم SharePoint أو Visual Studio . ولكن هناك الكثير من الموارد عبر الإنترنت مع إرشادات خطوة بخطوة.

يتمتع SharePoint أيضًا بميزة رائعة حيث يمكن للمستخدمين ذلك تتبع تغييرات المستند . عندما يتم حفظ نسخة جديدة من الملف في مكتبة أو قائمة معتمدة، أ إشعار تحديث قالب سير العمل عبر البريد الإلكتروني يتم إرسالها إلى مستخدمين محددين.

في عام 2013، قامت Microsoft بتسهيل تنفيذ العمليات الآلية باستخدام سير العمل القابل لإعادة الاستخدام . وهذا يجعل إنشاء قوالب سير العمل أكثر قابلية للتوسع ويقلل المهام للمسؤولين.

إن بدء سير العمل في SharePoint يشبه إطلاق المهام التلقائية باستخدام جهاز مُجهز جيدًا!

بدء سير العمل في SharePoint

لبدء سير العمل في SharePoint مع الأقسام الفرعية الخاصة بالتشغيل ومراقبة وتتبع التقدم ومعالجة الاستثناءات والأخطاء، اتبع الخطوات التالية. أولاً، قم بتشغيل سير العمل باستخدام خيارات قائمة SharePoint. بمجرد الإطلاق، راقب التقدم باستخدام ميزة المراقبة والتتبع. وأخيرًا، كن مستعدًا للتعامل مع أي استثناءات أو أخطاء قد تنشأ أثناء العملية.

إطلاق سير العمل

يعد إطلاق سير العمل في SharePoint طريقة سهلة لأتمتة المهام الشاقة! فيما يلي 5 خطوات بسيطة للبدء:

1. افتح موقع SharePoint حيث يجب تشغيل سير العمل
2. انتقل إلى القائمة أو المكتبة التي تحتوي على المستندات المطلوب العمل عليها
3. انقر فوق 'سير العمل' من قائمة الشريط ثم 'إضافة سير عمل'
4. اختر قالبًا، وقم بتخصيصه وتهيئته ليناسب احتياجاتك
5. راجع الإعدادات وانقر على 'إنهاء' عند الانتهاء

يتميز SharePoint بقدرته على تخصيص سير العمل ليناسب متطلبات العمل الفريدة! بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين غير التقنيين تشغيل مهام سير العمل بسهولة باستخدام ميزات سهلة الاستخدام.

تم إدخال مهام سير العمل في SharePoint أحدثت ثورة في كيفية عمل الشركات . هذا التكامل لديه المنظمات المخولة للسيطرة عملياتهم، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية وتحسين الأرباح. تعمل أتمتة المهام أيضًا على تحرير الموظفين للتركيز على وظائف العمل الأساسية، مما يؤدي إلى نتائج أفضل. إن تجاهل تقدم سير العمل يشبه القيادة معصوب العينين - إنها وصفة لكارثة!

مراقبة وتتبع تقدم سير العمل

من الضروري مراقبة سير عمل SharePoint الخاص بك عن كثب للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة. لا تدع المهام أو المواعيد النهائية تضيع وتبطئ العملية. جرب هذه النصائح لمراقبة وتتبع تقدم سير العمل:

1. احصل على إشعارات عبر البريد الإلكتروني عند تسليم المهام أو الانتهاء منها.
2. ألقِ نظرة على قائمة مهام سير العمل لمعرفة المهام المعينة وحالاتها.
3. قم بتخصيص طرق العرض على SharePoint لتتبع المهام باستخدام عوامل التصفية.
4. قم بإنشاء لوحة معلومات تحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل معدل الإكمال ومعدل التأخير وما إلى ذلك.
5. تصدير البيانات من قوائم SharePoint إلى ملف CSV لمزيد من التحليل.

علاوة على ذلك، قم بمراجعة سجل سير العمل لفهم كيفية تأثير كل خطوة على العملية. من خلال المراقبة في الوقت الفعلي، يمكنك اكتشاف المشكلات أو العوائق بسرعة. ضع هذه النصائح في الاعتبار عند بدء سير عمل جديد على SharePoint.

تم الإبلاغ عن أن Microsoft SharePoint يتم استخدامه من قبل غالبية الشركات في أمريكا . يمكن أن تشكل مشكلات سير العمل عائقًا - ولكن يمكنك التغلب عليها بالتعامل المناسب!

التعامل مع استثناءات سير العمل والأخطاء

عندما تنشأ استثناءات وأخطاء في سير العمل، تعد الأساليب السريعة والاستراتيجية ضرورية لكفاءة العملية. هنا أ دليل من 6 خطوات لإدارتها :

1. افحص تقارير حالة سير العمل لتحديد مصدر المشكلة.
2. قم بإيقاف سير العمل مؤقتًا إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء التغييرات المطلوبة.
3. قم بتحرير سير العمل لإصلاح أي مشاكل.
4. أعد تشغيل سير العمل المعدل لمعرفة ما إذا كان يعمل بسلاسة.
5. تحقق من السجلات التي تم إنشاؤها حديثًا في حالة استمرار وجود أية مشكلات.
6. اطلب المساعدة من فريق دعم تكنولوجيا المعلومات إذا لم ينجح أي شيء آخر، أو فكر في العودة إلى إصدار سابق من سير العمل.

حتى أن بعض الاستثناءات أو الأخطاء يمكن أن تتراكم بمرور الوقت وتتسبب في حدوث تأخيرات. لذا، فإن الفهم التفصيلي لكل مشكلة هو المفتاح للحد منها.

واجهت فرق Microsoft مشكلات في سير العمل قبل بضع سنوات. لقد حددوا مؤشرات الترابط خارج الترتيب مع مرور الوقت كمصدر. لقد استخدموا تقنيات مشابهة لما ورد أعلاه وحلوا المشكلة. ومن خلال فهم هذه المشكلات واتخاذ الإجراءات السريعة، يمكننا توفير الوقت وضمان دقة أفضل.

هل أنت مستعد لتخصيص سير عمل SharePoint؟ ارتدي بدلة القوة الخاصة بك وابدأ العمل!

تخصيص سير العمل في SharePoint

لتخصيص سير العمل في SharePoint بسهولة، يعد استخدام المصمم المرئي وتوسيع سير العمل باستخدام مصمم SharePoint ودمج سير العمل مع تطبيقات الطرف الثالث هي الحلول المناسبة لك. ستساعدك هذه الأقسام الفرعية في تخصيصات سير العمل، مما يتيح لك القدرة على توسيع سير العمل وربطه بالتطبيقات الأخرى لتحقيق كفاءة أفضل دون أي متاعب.

استخدام Visual Designer لتخصيصات سير العمل

يتيح لك Visual Designer في SharePoint تخصيص مهام سير العمل لأتمتة العمليات التجارية. فإنه يوفر ميزات السحب والإفلات لإضافة الإجراءات والشروط والحلقات. يمكنك تخصيص سير العمل القياسي أو إنشاء سير العمل الخاص بك بالكامل.

يتيح التخصيص للشركات تلبية احتياجاتها الفريدة. يمكنك إنشاء نموذج مهمة مخصص باستخدام نماذج InfoPath أو HTML ، مما يتيح مزيدًا من التحكم في إدخال المستخدم. زائد، اشعارات البريد الالكتروني يمكن إعدادها لإكمال العملية.

تسمح Microsoft أيضًا بتكامل خدمات الجهات الخارجية مثل أنظمة Dropbox أو CRM مثل Salesforce من خلال الإجراءات المخصصة. نقطة مشاركة توفر REST API القدرة على تصميم إجراءات مخصصة للحصول على البيانات من مصادر خارجية.

نصيحة محترف: يعد تخصيص سير العمل هو المفتاح لتلبية احتياجات عملك وتحسين الإنتاجية من خلال أتمتة المهام المتكررة. تأكد من اختبار سير العمل الخاص بك خلال مراحل التطوير، لتجنب أي أخطاء في بيئة الإنتاج.

ارتدي عباءتك واطلق العنان للقوة العظمى مصمم شيربوينت - إنه خيارك الأمثل للارتقاء بمهام سير العمل إلى المستوى التالي.

توسيع سير العمل باستخدام SharePoint Designer

تخصيص سير العمل في SharePoint؟ القيام به بسهولة مع مصمم شيربوينت ! تعمل هذه الأداة على توسيع مسارات العمل المعدة مسبقًا وتتيح لك إنشاء عمليات مخصصة تناسب عملك. لتعديل سير العمل الحالي، ما عليك سوى فتح البرنامج واختيار المسار الذي تريد تغييره. استخدم أدوات السحب والإفلات المرئية أو طريقة عرض التعليمات البرمجية لإضافة المراحل وإزالتها. أضف أيضًا إجراءات مثل رسائل البريد الإلكتروني أو المهام والشروط التي تتطلب إدخال المستخدم أو نتائج معينة.

بالإضافة إلى ذلك، باستخدام SharePoint Designer، يمكنك إنشاء مهام سير عمل مخصصة من البداية. ويتضمن قوالب لعمليات الأعمال الشائعة مثل الموافقة على المستندات أو تقارير النفقات. قم بتخصيص هذه القوالب لتناسب احتياجات عملك وستقوم تلقائيًا بإنشاء رسائل البريد الإلكتروني وتعيينات المهام من مدخلات المستخدم.

نصيحة محترف: للحصول على مزيد من النصائح والدعم في تخصيص سير العمل، راجع البرامج التعليمية عبر الإنترنت والمجتمعات المخصصة لـ SharePoint Designer. من يحتاج إلى أصدقاء عندما يمكنك فقط دمج سير العمل الخاص بك مع تطبيقات الطرف الثالث؟!

دمج سير العمل مع تطبيقات الطرف الثالث

وبصرف النظر عن الموصلات القياسية، هناك تطبيقات التي تقدم مجانية أو مدفوعة 'سير العمل' لتوسيع وأتمتة العملية. على سبيل المثال، موصل DocuSign يمكن استخدامه لتوجيه عقود التوقيع تلقائيًا بين أشخاص مختلفين، باستخدام مكتبات وقوائم SharePoint.

اختيار تطبيق طرف ثالث للتكامل؟ الأشياء التي يجب مراعاتها: قابلية التوسع وفعالية التكلفة وسهولة الاستخدام. تفضل واحدة مع نظام بيئي نشط وتحديثات منتظمة .

نقل ترخيص المكتب إلى جهاز كمبيوتر جديد

تصميم وإدارة سير العمل؟ انها مثل رعي القطط . باستثناء أن القطط هي في الواقع زملاء عمل لديهم آراء متنوعة.

أفضل الممارسات لتصميم وإدارة سير العمل

لضمان المرونة وقابلية التوسع، قم بتنفيذ الأمان والأذونات، والحفاظ على أداء سير العمل وتحسينه أثناء إنشاء سير عمل في SharePoint. هذه بعض الاعتبارات المهمة التي يجب أن تضعها في الاعتبار أثناء تصميم سير العمل وإدارته. في هذا القسم، سنناقش أفضل الممارسات لتصميم وإدارة سير العمل، ونستكشف فوائد كل قسم من هذه الأقسام الفرعية لفترة وجيزة.

ضمان المرونة وقابلية التوسع

المرونة وقابلية التوسع هي المفتاح في تصميم وإدارة سير العمل. يجب أن تكون الأنظمة قادرة على التكيف مع التغيرات في عبء العمل والعمليات والتكنولوجيا. سير العمل المعياري تقسيم المهام المعقدة إلى مكونات أصغر لتسهيل إضافتها أو إزالتها أو تعديلها. أتمتة مهم أيضًا لقابلية التوسع. الحلول القائمة على السحابة يمكن أن توفر موارد الحوسبة عند الطلب. لتحسين الكفاءة، قم بمراجعة مقاييس الأداء ومراقبتها. زيادة 40% من المؤسسات سوف تعتمد برنامج RPA بحلول عام 2023 - مما يؤكد الحاجة إلى الأتمتة في تصميم سير العمل. تذكر أفضل نظام أمني الأمر معقد جدًا لدرجة أنك لا تستطيع تذكر كلمة المرور الخاصة بك!

تنفيذ الأمن والأذونات

يعد الأمان والأذونات أمرًا أساسيًا للتصميم الجيد وتشغيل سير العمل. لحماية المعلومات، من المهم إعداد إجراءات أمنية تحمي البيانات الحساسة وتمنع الوصول غير المصرح به. فيما يلي 6 خطوات لمساعدتك في تنفيذ الأمان والأذونات بشكل صحيح:

1. موقع البيانات الحساسة : ابدأ بالعثور على جميع المعلومات التي تحتاج إلى الحماية. يمكن أن يشمل ذلك المعلومات المالية أو بيانات العملاء.
2. معرفة مستويات الوصول : حدد مجموعات المستخدمين التي تحتاج إلى التحكم الكامل في أنواع معينة من البيانات، وأي المجموعات تتطلب وصولاً مقيدًا فقط.
3. عمل الأذونات على أساس الأدوار : قم بتعيين الأدوار لكل مجموعة مستخدمين، وحدد ما يمكنهم فعله داخل نظام سير العمل.
4. تنفيذ سياسات كلمة المرور : تأكد من أن جميع المستخدمين لديهم كلمات مرور آمنة تفي بالمتطلبات، مثل السلاسل الأبجدية الرقمية أو الأحرف الخاصة.
5. وضع قواعد لمشاركة الملفات : قم بإنشاء إرشادات واضحة لمشاركة الملفات داخل مؤسستك. حدد من يمكنه مشاركة مستند، وكيفية تقييد مشاركة الملفات بناءً على المنطقة والمنطقة الزمنية وما إلى ذلك.
6. استخدام سجلات النشاط : تتبع جميع إجراءات سير العمل التي يتخذها المستخدمون من خلال السجلات أو عمليات التدقيق، حتى تتمكن من مراجعة الأنشطة إذا بدا أن هناك شيئًا خاطئًا أو إذا حدث شيء سيء.

ومن الضروري أيضًا تدريب أعضاء الفريق على أفضل بروتوكولات الأمان. علمهم كيفية اكتشاف المشكلات المحتملة مثل رسائل البريد الإلكتروني التصيدية والتنزيلات الضارة وتغيير كلمات المرور بانتظام وما إلى ذلك.

وأخيرا – يجب أن تكون عمليات الموافقة محددة جيدا. من المهم أن يكون لديك إرشادات قيادية صارمة مع ارتفاع الموافقات في السلسلة - وهذا يمنع أي شخص لديه نوايا سيئة من انتهاك البروتوكول بسبب الثغرات.

ومن خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن للشركات حماية بياناتها الحساسة وزيادة المساءلة. حتى أفضل تصميم لسير العمل لا يمكن أن يعوض المدير الذي يعتقد أن 'الإدارة التفصيلية' هي مرادف لـ 'القيادة الفعالة'.

الحفاظ على أداء سير العمل وتحسينه.

للحفاظ على الأداء والتحسين، ينبغي إجراء تحليل وتحسين العمليات بانتظام . تحديد ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للعثور على أي اختناقات. يمكن لأدوات الأتمتة وإجراءات التوحيد أن تساعد أيضًا.

التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق أمر ضروري . يجب إجراء الدورات التدريبية حتى يعرف الأشخاص أدوارهم وأي تغييرات جديدة في سير العمل. يجب تضمين تعليقات العملاء أو العملاء في تحسين سير العمل. فهو يساعد على تصميم سير العمل لخدمتهم بشكل أفضل.

ماكينزي آند كومباني تظهر الدراسة أن تحسين سير العمل يمكن أن يحقق زيادة الإنتاجية بنسبة 30% .

أسئلة مكررة

س: ما هو سير العمل في SharePoint؟

ج: إن سير العمل في SharePoint عبارة عن سلسلة من الخطوات التلقائية التي تساعد على تبسيط العمليات والمهام التجارية. يتضمن عادةً نقل المستندات أو المهام أو العناصر بين المستخدمين أو المجموعات للموافقة عليها أو مراجعتها أو تحريرها.

س: كيف يمكنني إنشاء سير عمل في SharePoint؟

ج: لإنشاء سير عمل في SharePoint، يجب عليك أولاً تحديد عملية العمل أو المهمة التي تريد أتمتتها. وبعد ذلك، استخدم SharePoint Designer أو Microsoft Power Automate لإنشاء سير عمل مخصص يلبي احتياجاتك.

س: ما هو مصمم SharePoint؟

ج: يعد SharePoint Designer أداة مجانية من Microsoft تسمح لك بتخصيص وإنشاء مهام سير العمل ضمن SharePoint. فهو يقدم مجموعة من الإجراءات والشروط التي تمكنك من إنشاء مسارات عمل معقدة تعمل على أتمتة العمليات والمهام التجارية الخاصة بك.

س: ما هو Microsoft Power Automate؟

ج: إن Microsoft Power Automate عبارة عن أداة قائمة على السحابة تمكنك من إنشاء عمليات سير عمل تلقائية بين SharePoint والتطبيقات الأخرى. فهو يقدم مجموعة من القوالب والموصلات التي تعمل على تبسيط عملية إنشاء مهام سير عمل مخصصة.

س: كيف يمكنني اختبار سير عمل SharePoint وتصحيح الأخطاء فيه؟

ج: يقدم كل من SharePoint Designer وMicrosoft Power Automate أدوات اختبار وتصحيح الأخطاء التي تسمح لك بتشغيل مهام سير العمل واستكشاف أخطائها وإصلاحها. يمكنك أيضًا استخدام ميزة التسجيل المضمنة في SharePoint لتتبع حالة سير العمل لديك وتحديد أي مشكلات.

س: هل توجد أي ممارسات أفضل لإنشاء سير عمل SharePoint؟

ج: نعم، هناك العديد من أفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند إنشاء سير عمل SharePoint، بما في ذلك تحديد أهداف واضحة، واستخدام أسماء وصفية لإجراءات سير العمل، ودمج معالجة الأخطاء ومسارات التصعيد، واختبار سير العمل وتحسينه، والتأكد من تدريب جميع أصحاب المصلحة عن استخدامه وفوائده.